Managementassistent met aandachtsgebied HR en contractbeheer

De functie

Als managementassistent vervul je een brede en afwisselende functie binnen EIBE.

Je ondersteunt de directie en de COO, draagt samen met een collega zorg voor het algemene secretariaat en zorgt ervoor dat uiteenlopende administratieve en organisatorische processen zorgvuldig en tijdig verlopen.

Je werkzaamheden bestaan uit een combinatie van reguliere managementondersteuning, secretariaatswerkzaamheden en ondersteuning bij HR- en contractuele processen. Je bent een belangrijk aanspreekpunt en zorgt ervoor dat informatie, overeenkomsten en andere stukken op het juiste moment bij de juiste persoon terechtkomen. Je werkt zelfstandig, maar stemt ook veel af met collega’s binnen de verschillende onderdelen van de organisatie.

Tot je werkzaamheden behoren onder meer:

• ondersteunen van de directie en de COO en bewaken van acties, afspraken en relevante termijnen;
• samen met de andere managementassistent verzorgen van het algemene secretariaat;
• fungeren als achtervang voor onder meer het beheer van algemene mailboxen, ziekmeldingen en administratieve processen rond EURflex;
• vanuit het algemene secretariaat opstellen en beheren van de modelovereenkomsten voor de programmadirecties;
• toetsen en doorgeleiden van overige modelovereenkomsten naar de directie voor ondertekening;
• beheren en actueel houden van het bijbehorende contractenregister en bewaken van looptijden, opzegtermijnen en benodigde vervolgacties;
• voorbereiden en administratief controleren van stukken die ter beoordeling, besluitvorming of ondertekening aan de directie worden voorgelegd;
• ondersteunen bij de controle van betaalbatches voordat deze door de COO wordt geaccordeerd;
• signaleren van ontbrekende informatie, naderende deadlines en zaken die opvolging vragen.

Afhankelijk van de beschikbare capaciteit en de behoeften binnen de organisatie kan daarnaast incidenteel ondersteuning worden geboden aan opleidingen, bijvoorbeeld bij administratieve werkzaamheden of facturatie vanuit het cursisteninformatiesysteem. Deze werkzaamheden vormen geen vast onderdeel van de functie.

Ontwikkeling van de functie

EIBE is een organisatie in ontwikkeling. Door de invoering van Oracle voor HR en Finance zullen bepaalde administratieve werkzaamheden naar verwachting veranderen of verminderen. Tegelijkertijd voorzien wij een toenemende behoefte aan ondersteuning op het gebied van HR en contractbeheer.

De functie zal zich daarom geleidelijk ontwikkelen. Naast de brede management- en secretariaatsondersteuning krijg je de mogelijkheid om steeds meer verantwoordelijkheid te nemen voor HR-administratieve en HR-gerelateerde werkzaamheden. Het opstellen, verwerken en beheren van modelovereenkomsten en het bijhouden van het bijbehorende contractenregister behoren vanaf de start tot de functie.

Gelet op de groei en ambities van EIBE kan de personele omvang zich zodanig ontwikkelen dat de organisatie op grond van de Wet op de ondernemingsraden verplicht wordt een ondernemingsraad in te stellen. Binnen deze functie kan daarom op termijn een belangrijke rol komen te liggen bij het ondersteunen van de directie op het gebied van medezeggenschap.

Je helpt dan bij het organiseren en bewaken van de wettelijke en procedurele vereisten rondom de ondernemingsraad. Zo houd je relevante termijnen en onderwerpen bij, ondersteun je bij de voorbereiding van advies- en instemmingstrajecten en zorg je ervoor dat de benodigde informatie en documentatie tijdig beschikbaar zijn. Ook draag je bij aan een heldere overlegstructuur en zorgvuldige dossiervorming.

Je vervult daarbij geen functie als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad, maar ondersteunt de directie en de organisatie bij een goede en zorgvuldige inrichting van de medezeggenschap.

Ervaring op al deze terreinen is bij de start niet noodzakelijk. Wel zoeken wij een collega die de interesse en het vermogen heeft om zich hierin verder te ontwikkelen en die op termijn zelfstandig verantwoordelijkheden op HR-, contractueel en medezeggenschapsgebied kan oppakken.