Managementassistent
Posted Updated
Description
Dit ga je doen
Bij de directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat werk je als managementassistent midden in de bestuurlijke dynamiek aan een betrouwbaar en veilig openbaar vervoer. Dankzij jouw sterk ontwikkelde gevoel voor plannen en organiseren lopen de zaken soepel en zorg jij voor rust en overzicht in het werk van een van de leden van ons managementteam (MT). Wil jij bijdragen aan een bereikbaar Nederland? Solliciteer direct op deze functie.Hoe jij bijdraagt
Als managementassistent neem jij de verantwoordelijkheid voor een goed georganiseerde ondersteuning van een lid van ons MT en de bijbehorende afdeling. Je kent de agenda, werkzaamheden en belangrijkste prioriteiten door en door, waardoor je zorgt dat alle organisatorische en secretariële zaken soepel verlopen. Je wacht hierbij niet af, maar denkt vooruit, stelt prioriteiten en onderneemt zelf actie. Ook wanneer de werkdruk hoog is, plannen plotseling wijzigen of debatten en spoedklussen vragen om snel te schakelen, bewaar jij de rust en het overzicht.Jouw werkzaamheden
- zelfstandig beheren van een dynamische en complexe agenda, waarbij je vooruitdenkt over prioriteiten, samenhang tussen afspraken en het tijdig signaleren en bewaken van actiepunten
- optreden als centraal aanspreekpunt voor collega’s binnen en buiten de directie, waarbij je gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en belangen
- verzorgen van organisatorische en administratieve afdelingstaken, waaronder de ontvangst van bezoekers, het regelen van vergaderlocaties, personele processen en praktische zaken rondom nieuwe collega's, jubilea en afscheid
- waar afgesproken ondersteunen bij het beheer van de mailbox en het praktisch voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten, debatten en sollicitaties
- flexibel bijspringen en taken overnemen van collega-assistenten binnen het team bij afwezigheid, verlof of drukte
Jouw team
Je maakt deel uit van het assistententeam binnen de directie Openbaar Vervoer en Spoor in Den Haag. In ons team werken we intensief samen en is flexibiliteit belangrijk. Voor een goede samenwerking en een sterke teamdynamiek is het van belang dat je regelmatig fysiek op kantoor aanwezig bent. We delen continu informatie en springen flexibel voor elkaar in bij afwezigheid, verlof en drukte. Samen zorgen we voor een professionele en prettige ondersteuningsstructuur waarin we echt op elkaar kunnen bouwen.Interesse?
Solliciteer direct via de sollicitatieknop op deze pagina. In plaats van een motivatiebrief ontvangen we graag je antwoord op deze vragen (maximaal 200 woorden per vraag):- Beschrijf waarom je bij de directie OVS van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wilt werken.
- Kun je een concreet voorbeeld geven van een situatie waarin je jouw vaardigheid in plannen en organiseren succesvol hebt ingezet bij het beheren van een complexe agenda?
Meer weten?
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Nikky Koopmans-Kroep, directiecoördinator OVS, via 06 15 43 60 12. Zij staat je graag te woord!Dit bieden we nog meer
Bij ons werk je aan mooie en betekenisvolle projecten voor heel Nederland, in een organisatie die jouw ontwikkeling serieus neemt en je waardeert als professional. Dat zie je ook terug in de arbeidsvoorwaarden.Arbeidsvoorwaarden
- 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week)
- volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km (zie voorwaarden)
- mobiele telefoon en laptop
- budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag
- pensioenregeling via ABP
Een omgeving die jou ondersteunt en kansen biedt
- hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende
- persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding
Stel je arbeidsvoorwaarden zelf samen, passend bij jouw leven
- Individueel Keuzebudget (IKB) gebruik je IKB-budget van 16,5% van je salaris voor bijvoorbeeld de aflossing van je studieschuld, een (elektrische) fiets inclusief accessoires, bedrijfsfitness, verduurzaming van je woning of andere fiscaalvriendelijke doelen
- flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof)
Dit vragen wij
- Je hebt mbo-werk- en denkniveau.
- Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol met ervaring in complex agendabeheer en planning.
- Je hebt de vaardigheid om rust en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving met hoge werkdruk.
- Je bent bereid en hebt de mogelijkheid om fysiek aanwezig te zijn op ons kantoor in Den Haag.
Aan competenties breng je mee
- Plannen en organiseren: je brengt structuur aan in complexe agenda's, stelt heldere prioriteiten en bewaakt de voortgang van afspraken.
- Flexibiliteit: je kunt snel overschakelen bij onverwachte omstandigheden, bent regelmatig op kantoor aanwezig en pakt vervangende taken binnen het team soepel op.
- Klantgerichtheid: je treedt professioneel en gastvrij op als aanspreekpunt bij debatten, sollicitaties en afdelingsactiviteiten.
- Samenwerken: je zoekt actief de verbinding met collega's en MT-leden, deelt continu informatie en ondersteunt het team om gezamenlijk tot resultaten te komen.
Hier kom je te werken
Over Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie. Lees hier meer.Digitalisering en datagedreven werken spelen een steeds grotere rol in ons werk. Binnen het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zetten we daarom actief in op het versterken van I-vakmanschap: de kennis, vaardigheden en houding om technologie en informatievoorziening slim, verantwoord en met impact in te zetten.
Talent als basis, diversiteit als kracht
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat bouwt aan een inclusieve organisatie. Een organisatie die ruimte biedt aan iedereen. Een organisatie waarin mensen zich betrokken en gewaardeerd voelen; niet ondanks, maar dankzij verschillen. Een organisatie waarin we samen werken aan een mooier Nederland. Daarom nodigen we iedereen (m/v/x) die aan het profiel van deze vacature voldoet, of gaat voldoen, uit om te solliciteren.Directoraat-generaal Mobiliteit
Zet je je graag in voor een veilige, vlotte en duurzame mobiliteit van mensen en goederen? Hecht je belang aan toegankelijke en betaalbare mobiliteit voor iedereen? Ons doel bij het Directoraat-generaal Mobiliteit (DGMo) is om de bereikbaarheid van werk, zorg, wonen, onderwijs maar ook recreatie en transport in heel Nederland op een hoger plan te tillen. En om bij te dragen aan de toekomstige ruimtelijke inrichting van Nederland. Bijvoorbeeld door de kwaliteit van het wegennet en het gebruik van de spoorwegen verder te ontwikkelen. En door mobiliteit te verduurzamen en rekening te houden met de leefomgeving. Daarmee dragen we bij aan het welzijn en de welvaart van ons land en aan een mooier Nederland, nu en in de toekomst.Waar wij onder andere aan werken:
- het versterken van onze mainports- en achterlandverbindingen
- het versterken van nationale infrastructuur en de bereikbaarheid van stad, platteland en alles wat daar tussen zit
- de verduurzaming van mobiliteit (bijvoorbeeld door elektrificatie of het stimuleren van ander reisgedrag
- de blijvende sterke aandacht voor veiligheid op weg en het spoor
- het faciliteren van deur-tot-deurvervoer
- Nederland in de top in ‘smart mobility’
Directie Openbaar Vervoer en Spoor
De directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) zorgt ervoor dat reizigers gebruik kunnen maken van een optimaal ov-netwerk. We zijn dan ook verantwoordelijk voor het gehele systeem van openbaar vervoer (trein, metro, bus, tram, taxi en waddenveren) in Nederland. Daarnaast werken we aan de groei van het vervoer van goederen per spoor. Dit betekent dat we werken aan de uitbreiding van de capaciteit op het spoor en dat het betrouwbaar en veilig is. Ons beleid wordt in nauwe samenwerking met al onze (uitvoerings-)partners vormgegeven.OVS is een grote directie met een grote diversiteit aan mensen en taken. We kijken naar elkaar om, we bieden een plek om te groeien, en we boeken resultaten waar we trots op zijn. We zijn doeners, sociaal betrokken, en gewend om in een complex speelveld beleid te maken.
Bijzonderheden
- Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten.
- De standplaats is Den Haag.
- De gesprekken vinden plaats op 10 en 17 november.
- Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen, ook als je een interdepartementale transfer maakt. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed.
- Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.
- Het inwinnen van referenties kan deel uitmaken van het sollicitatieproces, dit doen we altijd in overleg met jou.
- Het maken van een casus en (online) screening via onder meer databanken kan deel uitmaken van het sollicitatieproces.