Mitarbeiter:in Student Service / Front Office (m/w/d)

Deine Rolle

Du bist das Herzstück unseres Campus: erster Kontaktpunkt für Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste — und gleichzeitig die Person, die im Hintergrund dafür sorgt, dass unser Campus organisatorisch rund läuft.

Du kombinierst also zwei Welten:

• Empfang & Student Support (warm, präsent, empathisch)
• Office & Administration (strukturiert, zuverlässig, organisiert)

Deine Aufgaben

1. Empfang & Studentenkontakt

• Du begrüßt Schüler:innen, Bewerber:innen, Dozent:innen und Gäste freundlich und professionell
• Du hast ein Gespür für die Stimmung am Campus und weißt, wann jemand Unterstützung, Orientierung oder Ruhe braucht
• Ansprechpartner*in für Fragen rund um Stundenpläne, Räume, Abläufe, Anträge etc.
• Du sorgst für eine angenehme Atmosphäre am Campus — menschlich und räumlich
  

2. Office & Organisation

• Digitale und physische Ablage, Fristenverwaltung, interne Dokumente
• Bearbeitung von Anträgen und Formularen
• Koordination von Telefonanrufen & Mailanfragen
• Raumorganisation, Materialbestände, Studio- und Equipment-Ausleihe
• Zuverlässige Verwaltung von Zugangs-, Drucker- und Kopierkarten
• Postein- und -ausgang
• Unterstützung bei Meetings und Events (Vorbereitung, Unterlagen, Protokolle)
• Erstellungen von Dokumenten (Zeugnisse

3. Schnittstelle zwischen Menschen & Prozessen

• Zusammenarbeit mit Campus-Management & Programmleitungen
• Kommunikation mit Behörden (z. B. BAföG-Amt)
• Organisation in arbeitsintensiven Phasen wie Semesterstart oder Prüfungen

• Abgeschlossene Ausbildung (kaufmännisch, Hotellerie, Office-Management o. Ä.)
• Erfahrung im Front Office, Empfang, Assistenz oder Student-/Kundenkontakt
• Gespür für Menschen und Freude an einem lebendigen Campus
• Sehr gute MS‑Office-Kenntnisse (v. a. Outlook, Excel, Word)
• Sympathische, klare, verlässliche Kommunikationsweise
• Organisationstalent, Eigenständigkeit, Ruhe in hektischen Momenten
• Sehr gutes Deutsch & gutes Englisch

• 40h/Woche, 12 Monate befristet
• Abwechslungsreicher Mix aus Studierendenkontakt & Office‑Verantwortung
• Kreatives, internationales Umfeld
• Gestaltungsspielräume & eigenständiges Arbeiten
• 30 Tage Urlaub (anteilig)
• Gesundheitsangebote