Motorsport Event Coordinator
Job Title:
Event Coordinator
Standort:
Ittlingen
About FAT Karting League:
FAT Karting League is a high-performance motorsport business built around competition, precision, and experience. We deliver organised racing environments where attention to detail, consistency, and teamwork are critical to success — on and off the track.
As a growing organisation, we’re building more than just a karting league. With plans to expand into other areas of motorsport, we’re creating opportunities for people who want to grow with the business and develop their careers as we scale. We’re looking for driven individuals who thrive in fast-paced, energetic settings, take pride in high standards, and are motivated by responsibility, progression, and being part of something that’s moving forward.
Über FAT Karting League:
Die FAT Karting League ist ein leistungsorientiertes Motorsportunternehmen, das auf Wettbewerb, Präzision und Erlebnis ausgerichtet ist. Wir bieten strukturierte Rennumgebungen, in denen Detailgenauigkeit, Beständigkeit und Teamarbeit sowohl auf als auch neben der Strecke entscheidend sind.
Als wachsendes Unternehmen bauen wir mehr als nur eine Karting-Liga auf. Mit geplanten Expansionen in weitere Bereiche des Motorsports schaffen wir Möglichkeiten für Menschen, die mit dem Unternehmen wachsen und ihre Karriere gemeinsam mit uns weiterentwickeln möchten. Wir suchen engagierte Persönlichkeiten, die sich in einem dynamischen Umfeld wohlfühlen, hohe Qualitätsstandards schätzen und durch Verantwortung sowie Entwicklungsmöglichkeiten motiviert sind.
Role Summary
The Event Coordinator is responsible for converting customer enquiries into confirmed bookings through proactive communication and a consultative approach.
In addition, the role supports event delivery by acting as the main point of contact for customers, ensuring accurate administration, identifying opportunities for additional bookings, and contributing to continuous improvement of customer and operational processes.
This role combines sales, customer service, and on-site event support within a dynamic motorsport environment.
Rollenübersicht
Der Event Coordinator ist verantwortlich für die Umwandlung von Kundenanfragen in verbindliche Buchungen durch proaktive Kommunikation und einen beratenden Ansatz im Verkaufsprozess.
Darüber hinaus unterstützt die Position die Durchführung von Veranstaltungen, fungiert als zentrale Ansprechperson für Kunden, gewährleistet eine korrekte Administration, identifiziert Möglichkeiten für Zusatzbuchungen und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung von Kunden- und Betriebsprozessen bei.
Die Rolle vereint Vertrieb, Kundenservice und operative Unterstützung vor Ort in einem dynamischen Motorsportumfeld.
Key Responsibilities:
Lead Conversion & Sales
Manage new and existing enquiries via CRM systems, phone, email, and social platforms
Build strong relationships with customers and guide them through the booking process
Provide clear and accurate programme information and handle objections professionally
Proactively follow up on enquiries to maximise conversion rates
Maintain accurate and up-to-date records within CRM systems
Event Delivery & Customer Experience
Act as the primary point of contact for customers during events
Manage on-site administrative processes (e.g. registration and data accuracy)
Communicate schedules and updates clearly and professionally
Collect and document customer feedback
Escalate operational issues where required
Promote future events and programmes
Community & Brand Engagement
Support social media activity in collaboration with the wider team
Act as a local brand ambassador
Process Improvement & Project Support
Contribute to improvements in sales and customer service processes
Support operational projects and initiatives
Identify opportunities to improve efficiency and customer experience
Hauptaufgaben:
Lead Conversion & Vertrieb
Bearbeitung neuer und bestehender Anfragen über CRM-Systeme, Telefon, E-Mail und soziale Medien
Aufbau vertrauensvoller Kundenbeziehungen und Begleitung durch den Buchungsprozess
Bereitstellung klarer und vollständiger Programminformationen sowie professioneller Umgang mit Einwänden
Proaktive Nachverfolgung von Anfragen zur Maximierung der Abschlussquote
Pflege korrekter und aktueller Daten im CRM-System
Eventdurchführung & Kundenerlebnis
Zentrale Ansprechperson für Kunden während Veranstaltungen
Durchführung administrativer Prozesse vor Ort (z. B. Registrierung, Datenprüfung)
Klare und professionelle Kommunikation von Zeitplänen und Änderungen
Erfassung und Dokumentation von Kundenfeedback
Weiterleitung operativer Themen an die zuständigen Stellen
Förderung zukünftiger Veranstaltungen und Programme
Community & Markenpräsenz
Unterstützung bei Social-Media-Aktivitäten in Zusammenarbeit mit dem Team
Repräsentation der Marke auf lokaler Ebene
Prozessoptimierung & Projektunterstützung
Mitwirkung an der Optimierung von Vertriebs- und Serviceprozessen
Unterstützung bei operativen Projekten
Identifikation von Verbesserungspotenzialen in Abläufen und Kundenerlebnis
Qualifications and Experience:
Essential:
Be able to speak German and English
Experience in a customer-facing role involving enquiry management
Experience handling inbound enquiries via phone, email, or CRM
Strong communication skills and ability to build rapport quickly
Professional and confident communication style
Ability to prioritise and manage multiple tasks
High attention to detail
Experience using CRM systems
Ability to remain calm under pressure
Desirable:
Experience in sales or conversion-focused roles
Experience in events, sports, or youth programmes
Social media or community engagement experience
Process improvement or project experience
Qualifikationen und Erfahrung:
Erforderlich:
Kann Deutsch und Englisch sprechen
Erfahrung in einer kundenorientierten Position mit Bearbeitung von Anfragen
Erfahrung im Umgang mit Anfragen per Telefon, E-Mail oder CRM-System
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und schnelle Beziehungsbildung
Professionelles und sicheres Auftreten
Fähigkeit zur Priorisierung und Organisation mehrerer Aufgaben
Hohe Detailgenauigkeit
Erfahrung im Umgang mit CRM-Systemen
Belastbarkeit und souveränes Auftreten unter Druck
Wünschenswert:
Erfahrung im Vertrieb oder in einer abschlussorientierten Rolle
Erfahrung im Event-, Sport- oder Jugendbereich
Erfahrung im Bereich Social Media oder Community Management
Erfahrung in Prozessoptimierung oder Projektarbeit
Additional Information:
Full-time, permanent position based in Stuttgart, Germany
Standard working hours apply; weekend work will be required during events
Working time will comply with German labour laws
Travel to event locations is required
Weitere Informationen:
Vollzeitstelle, unbefristet, Standort Stuttgart
Es gelten die normalen Arbeitszeiten; an Wochenenden wird Arbeit bei Veranstaltungen erforderlich sein
Arbeitszeiten gemäß deutschem Arbeitsrecht
Reisebereitschaft zu Veranstaltungsorten erforderlich
FAT Karting League is committed to equal opportunities and fostering an inclusive workplace.
FAT Karting League setzt sich für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein.
Skills
As published by recruitee · 7 questions · 2 written answers
Basics
Full name, Email, CV, Cover letter, Phone
Short answers (5)
- Are you able to speak German and English?
- When are you available to start working?
- What is your experience in Events Coordination?
- What is your experience in customer service and complaints handling?
- Have you got any experience in Motorsports?
Written answers (2)
- Wir möchten gerne unseren 5-jährigen Sohn mit dem Kartsport vertraut machen, würden aber zunächst gerne sehen, ob es ihm überhaupt Spaß macht, bevor wir uns dazu entscheiden, ein eigenes Kart zu kaufen. Wir würden ihn gerne entweder zu einer Vormittags- oder Nachmittagssession mitbringen – je nachdem, was Sie für den ersten Einstieg empfehlen würden. Könnten Sie uns bitte per E-Mail oder telefonisch weitere Informationen dazu geben, welche Möglichkeiten für ihn am besten geeignet wären? Vielen Dank! Ihre Aufgabe: Bitte formulieren Sie eine Antwort an den Kunden, wie Sie diese als Event Coordinator auf die oben genannte Anfrage senden würden. Bitte berücksichtigen Sie dabei: Welche Informationen wären für den Kunden besonders hilfreich? Welche Informationen würden Sie vom Kunden benötigen, bevor Sie eine passende Session oder einen geeigneten Standort empfehlen können? Wie würden Sie Ihre Antwort so formulieren, dass sie für jemanden ohne Erfahrung im Kartsport freundlich, verständlich und einladend wirkt? Welchen nächsten Schritt würden Sie dem Kunden empfehlen?
- Ich bin sehr enttäuscht darüber, wie unser Wochenende gelaufen ist. Mein Sohn hatte den ganzen Tag Probleme mit seinem Kart, und wir haben das Team mehrmals darauf angesprochen. Uns wurde gesagt, dass sich darum gekümmert wird, aber das Problem wurde erst kurz vor der letzten Session richtig behoben. Nachdem das Problem behoben war, war sein Kart deutlich schneller. Das war natürlich sehr frustrierend, da wir das Gefühl haben, dass er deutlich besser hätte abschneiden können, wenn das Problem früher gelöst worden wäre. Außerdem hatten wir den Eindruck, dass einige der erfahreneren oder erfolgreicheren Fahrer mehr Aufmerksamkeit vom Team bekommen haben. Dadurch hatten wir das Gefühl, dass unsere Anliegen nicht wirklich ernst genommen wurden. Wir sind sehr enttäuscht und möchten gerne verstehen, was passiert ist. Ihre Aufgabe: Bitte formulieren Sie eine Antwort an den Kunden, wie Sie diese als Event Coordinator auf die oben genannte Beschwerde senden würden. Bitte berücksichtigen Sie: Wie würden Sie auf die Enttäuschung und den Frust des Kunden eingehen? Wie würden Sie auf die Aussage reagieren, dass sich der Kunde bzw. sein Sohn nicht ausreichend unterstützt gefühlt hat? Wie würden Sie mit der Wahrnehmung des Kunden umgehen, dass bestimmte Fahrer mehr Aufmerksamkeit vom Team erhalten haben? Welche Informationen würden Sie zunächst intern mit dem Team klären, bevor Sie dem Kunden eine abschließende Antwort geben?