Office Assistant

Office Assistant
Ben jij een ervaren Office Assistant die graag overzicht behoudt, mensen helpt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt? Voor ons internationale en groeiend software consultancybedrijf zoeken wij een Office Assistant die ons HR-team versterkt.
In deze veelzijdige functie ben je een belangrijk aanspreekpunt voor onze medewerkers en ondersteun je bij uiteenlopende administratieve en facilitaire werkzaamheden. Wat deze rol extra leuk maakt, is dat je ook betrokken wordt bij de HR ondersteuning. Je werkt nauw samen met de HR medewerker en de HR manager, die tevens jouw leidinggevende is, en hebt daarnaast regelmatig contact met Recruitment, onze Academy en externe leveranciers.
Geen dag is precies hetzelfde: het ene moment regel je een reisvisum, het volgende moment staat een collega naast je bureau dat het koffiezetapparaat een storing geeft, en terwijl je de voorbereiding voor een training verzorgt, belt een klant aan voor zijn afspraak bij een van de collega’s. Kortom een brede rol voor iemand die graag organiseert, zorgvuldig werkt en energie krijgt van dienstverlening.
Wat ga je doen?

• Beantwoorden van praktische en HR-administratieve vragen van medewerkers;
• Verwerken en bijhouden van gegevens in verschillende systemen;
• Afhandelen van inkomend telefoon- en e-mailverkeer;
• Ondersteunen van HR, bijvoorbeeld door voorbereiden van maandelijkse salarismutaties, aanvragen van reisvisa en werkvisa via de kennismigrantenregeling, en het afwikkelen van praktische zaken bij de on- en ofboarding van collega’s;
• Ondersteunen van Recruitment en onze Academy, bijvoorbeeld bij inschrijvingen en administratieve werkzaamheden;
• Onderhouden van contact met het schoonmaakbedrijf en andere externe serviceverleners;
• Bestellen en gereedmaken van cursus- en trainingsmateriaal;
• Ontvangen en gastvrij te woord staan van bezoekers op ons kantoor in Zwijndrecht;
• Optreden als gastvrouw/-heer tijdens cursus- en trainingsdagen.
  
  

Wat breng jij mee?

• Aantoonbare ervaring in een vergelijkbare Support- of (HR) Assistantfunctie;
• HBO werk- en denkniveau, en minimaal een afgeronde MBO opleiding;
• Een goede beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal waarbij een uitstekende beheersing van Engelse taal een eis is vanwege onze internationale organisatie;
• Je werkt nauwkeurig, en doet wat je zegt en zegt wat je doet. Je signaleert fouten, denkt vooruit en onderneemt actie waar nodig;
• Je bent servicegericht, toegankelijk en vindt het leuk om collega’s te helpen;
• Je kunt goed zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking met collega’s;
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen;
• Ervaring met Personio en/of XpertSuite is een pré;
• Je bent 24 uur per week beschikbaar;
• Je bent beschikbaar vanaf april 2026.
  

Wat bieden wij jou?

• Een salaris tussen € 3.000,- en € 3.250,- bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek, afhankelijk van kennis en ervaring;
• 29,5 vakantiedagen per jaar op basis van een 40-urige werkweek;
• Een werkweek van 24 uur in 3 werkdagen, deze zijn in aanvulling op het parttime rooster van de HR medewerker;
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband bij een succesvolle samenwerking;
• Reiskostenvergoeding van € 0,25 per km of vergoeding OV;
• Een goede pensioenregeling;
• Veel zelfstandigheid en ruimte om je werkzaamheden op jouw manier te organiseren.
• Een gezellig en professioneel kantoor in Zwijndrecht, waar je onderdeel wordt van een betrokken HR- en Recruitmentteam.

Als onderdeel van onze recruitmentprocedure vragen wij voor deze functie een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). At Cleopatra, you'll join a small, ambitious marketing team where your ideas genuinely matter.
You'll work alongside colleagues from different backgrounds and nationalities who enjoy sharing ideas, challenging each other and celebrating successes together. We take our work seriously, but never ourselves.
Some days you'll spend the morning interviewing a project controls consultant about portfolio management. Other days you'll be translating a new product feature into a compelling webpage, writing a customer success story or developing thought leadership around emerging industry trends.
No two weeks are the same, and that's exactly what makes the role so rewarding.
As Cleopatra continues to grow internationally, you'll have the opportunity to shape the voice of a company that helps deliver some of the world's most complex capital projects.