Office- & Empfangsassistenz (m/w/d)
Summary
Provides front-desk reception and office support for a publishing company in Vienna, handling guest visits, meeting logistics, and administrative tasks with strong German and English skills.
1. Empfang & Gästebetreuung
- Freundlicher Empfang und Betreuung unserer Besucher sowie Ansprechpartner für Gäste und Geschäftspartner
- Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen inklusive Bewirtung
- Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangsbereichs
2. Office-Management
- Organisation des laufenden Office-Betriebs
- Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister
- Organisation von Essens- und Cateringbestellungen
- Koordination kleiner Reparaturen und Besorgungen
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büroalltag
- Botengänge
3. Organisation & Unterstützung
- Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und verschiedener Teams
- Vorbereitung von Meetings sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen
- Unterstützung bei Aussendungen, Einladungen und Veranstaltungen
- Pflege von Kontaktverteilern und administrativen Daten
- Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben und proaktives Mitdenken im Tagesgeschäft
- ausgezeichnete Umgangsformen sowie einwandfreies Deutsch und Englisch
- Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang bzw. Rezeption erforderlich
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, routinierter Umgang mit MS Outlook
- Teamfähigkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und rasche Auffassungsgabe
- Kommunikative, proaktive & herzliche Persönlichkeit
- einen abwechslungsreichen Alltag in einem der erfolgreichsten Verlage Österreichs
- starken Teamspirit und wertschätzende Zusammenarbeit
- eine langfristige Position als Teil unseres erfolgreichen und engagierten Teams
- einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Wien
- Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte