Office Manager

Missão | Garantir o funcionamento eficiente e organizado do escritório, assegurando suporte administrativo, logístico e operacional às equipas de investimento, gestão de ativos e direção, contribuindo para a eficiência interna e para uma experiência profissional consistente para parceiros, investidores e colaboradores.

Responsabilidades

• Assegurar o funcionamento diário do escritório e a gestão das instalações;
  
• Coordenar fornecedores, serviços externos e contratos de manutenção;
  
• Gerir economato, equipamentos e necessidades logísticas da equipa.
  

2. Suporte à equipa de gestão e investimento

• Prestar apoio administrativo à equipa de management;
  
• Organizar agendas, reuniões, viagens e eventos corporativos.Preparar documentação administrativa e apoio à gestão documental;
  
• Acompanhamento da comercialização de áreas devolutas.
  

3. Coordenação administrativa e financeira

• Apoiar processos administrativos e contabilísticos (faturas, despesas, pagamentos);
  
• Coordenar com equipas financeiras ou contabilísticas externas quando necessário;
  
• Manter sistemas organizados de arquivo e documentação.
  

4. Comunicação e relação com stakeholders

• Ser o primeiro ponto de contacto do escritório para parceiros, investidores e fornecedores;
  
• Apoiar a organização de reuniões com stakeholders e visitas institucionais;
  
• Garantir uma comunicação interna fluida e um ambiente de trabalho profissional.
  

5. Suporte a projetos e operações internas

• Apoiar a organização de eventos corporativos, reuniões estratégicas ou apresentações;
  
• Participar na melhoria de processos internos e procedimentos administrativos;
  
• Garantir que a operação do escritório acompanha as necessidades da equipa em crescimento.
  

Requisitos

• Formação superior ou profissional relevante em áreas como Gestão, Administração, Secretariado Executivo, Recursos Humanos ou áreas similares;
  
• Experiência prévia em funções de Office Manager, Executive Assistant, Office Coordinator ou funções administrativas com responsabilidade transversal;
  
• Experiência em ambientes dinâmicos ou internacionais será valorizada;
  
• Bons conhecimentos de ferramentas digitais e de produtividade (Microsoft Office ou Google Workspace);
  
• Fluência em inglês.
  

• Capacidade de organização e gestão de prioridades;
  
• Capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal;
  
• Proatividade;
  
• Autonomia;
  
• Adaptabilidade;
  
• Atenção ao detalhe e rigor;
  
• Gestão administrativa e logística;
  
• Capacidade de multitasking