Office Manager / Asystent Zarządu (K/M)

Dla naszego Klienta, polskiej spółki z branży tekstylnej/odzieżowej szukamy kandydata na stanowisko Office Manager do nowo otwartej siedziby w Warszawie. Zatrudniona osoba zapewni sprawne funkcjonowanie biura i profesjonalne wsparcie dla Zarządu oraz kompleksową obsługę spotkań i gości.

Obowiązki:

• Organizacja i dbałość o sprawne funkcjonowanie biura (porządek, zapasy, kontakty z dostawcami i administracją budynku).

• Profesjonalna recepcja i obsługa gości (potwierdzanie wizyt, przygotowanie sal, catering).

• Aktywne zarządzanie kalendarzami Zarządu i dyrektorów (umawianie spotkań, eliminowanie konfliktów, przypominanie o terminach).

• Kompleksowa organizacja spotkań (rezerwacja sal, materiały, sprzęt, linki do wideokonferecji, agenda).

• Sporządzanie notatek, podsumowań i list zadań po spotkaniach; monitorowanie realizacji ustaleń.

• Wsparcie organizacyjne Zarządu (podróże służbowe, proste dokumenty, prezentacje, zestawienia.)

• Prowadzenie rejestrów i dokumentacji administracyjnej, archiwizacja, kontrola terminów.

Wymagania:

• Doświadczenie na analogicznym stanowisku.

• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft 365.

• Wysoka organizacja pracy, dokładność i systematyczność.

• Samodzielność, proaktywność i umiejętność wyprzedzania potrzeb przełożonych.

• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i reprezentacyjny sposób bycia.

• Dyskrecja i umiejętność pracy z poufnymi informacjami.

• Odporność na pracę z wieloma wątkami jednocześnie, skuteczne ustalanie priorytetów.