Office Manager/Executive Assistant

Zadania:

• Prowadzenie bieżącej administracji biura;- sprawy organizacyjne, awarie, serwisy, wyposażenie, dostawcy
• Zarządzanie sprzętem, telefonami i dostępami;- ewidencja, zakupy, wymiany, licencje, konta i dostępy
• Prowadzenie rejestru umów i dokumentacji firmowej;- podpisy, terminy, przedłużenia, wypowiedzenia, archiwizacja
• Koordynacja współpracy z kancelariami, księgowością, kadrami, BHP i innymi firmami zewnętrznymi;- przygotowanie informacji, pilnowanie terminów i zamknięcia spraw
• Organizacja onboardingu i offboardingu pracowników
• Prowadzenie kalendarza ważnych terminów firmowych; - polisy, umowy, leasingi, przeglądy, licencje, szkolenia, serwisy
• Organizacja zakupów i współpracy z usługodawcami;- zbieranie ofert, porównywanie, proste negocjacje, organizacja realizacji
• Wsparcie Zarządu i COO; - organizacja tematów, zbieranie danych, kontakt z firmami zewnętrznymi, pilnowanie ustaleń
• Organizacja kalendarzy, spotkań i podróży służbowych;- terminy, rezerwacje, logistyka i przygotowanie organizacyjne
• Follow-up po spotkaniach; - ustalenia, zadania, właściciele, terminy i doprowadzanie tematów do końca
• Organizacja wydarzeń i spraw reprezentacyjnych; - eventy, spotkania firmowe, targi, wizyty gości, prezenty i rezerwacje

Wymagania:

• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu administracji lub organizacyjnym wsparciu Zarządu, potwierdzone przykładami zamkniętych spraw.
• Bardzo dobra organizacja wielu równoległych zadań, pilnowanie terminów i konsekwentny follow-up.
• Dokładność, odpowiedzialność i dyskrecja przy pracy z dokumentami, finansami i informacjami prywatnymi.
• Praktyczna obsługa Outlooka, Worda i Excela oraz jasna, profesjonalna komunikacja.
• Gotowość do szerokiej, wykonawczej roli

Mile widziane:

• Doświadczenie w małej lub średniej firmie właścicielskiej oraz bezpośredniej współpracy z właścicielami.
• Praktyka w prowadzeniu rejestru umów, obsłudze floty, polis, faktur lub administracji pracowniczej.
• Doświadczenie w organizacji podróży i kalendarzy kilku osób.
• Angielski pozwalający na rezerwacje i korespondencję organizacyjną
• Korzystanie z AI do przygotowania korespondencji, zestawień i porządkowania informacji, z weryfikacją wyniku i zachowaniem poufności.

Firma Oferuje:

• Stabilne zatrudnienie
• Karta lunchowa Pluxee
• Opieka medyczna Enel-Med – pakiet Basic w całości finansowany przez firmę, z możliwością przejścia na pakiet Premium za niewielką opłatą
• Ubezpieczenie na życie – po 6 miesiącach zatrudnienia, w całości finansowane przez firmę
• Premie uznaniowe, roczna premia uznaniowa