Office Manager:in (m/w/d)

Damit sich unsere Kreativen und Berater voll auf ihre Projekte konzentrieren können, halten wir im Team Office-Management im Hintergrund die Fäden zusammen. Zur Verstärkung suchen wir eine strukturierte, zahlenaffine und serviceorientierte Persönlichkeit, die administrative Kernprozesse mit Leichtigkeit steuert und unserer Agentur ein freundliches Gesicht gibt.

• Vorbereitende Buchhaltung & Abrechnung:
  Du übernimmst die Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, ordnest sie Projekten zu, erstellst Rechnungen (insb. für wiederkehrende Leistungen) und bereitest die Abrechnungen inklusive Plausibilitätsprüfung sorgfältig vor.
  
  
• Vertragsmanagement & Organisation:
  Du pflegst unser Vertragsregister (Dienstleister, Kunden, Rahmenverträge), behältst Fristen und Termine im Blick und stellst eine lückenlose, digitale Ablage sicher.
  
  
• ERP- & Projektsupport:
  Du pflegst unsere ERP-Stammdaten, legst neue Projekte in unseren Systemen an und sicherst eine hohe Datenqualität.
  
  
• Agenturservice:
  Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon und empfängst unsere Kunden vor Ort. Zudem koordinierst du den Postlauf (physisch & digital), das Raummanagement, die Bestellung von Bürobedarf und unterstützt bei der Organisation von Meetings und Teamevents.
  
  
• Unterstützung in der Auftragsanbahnung:
  Du erfasst eingehende Leads im ERP-System, legst erste Angebote an und unterstützt die Angebotsverfolgung nach Absprache.

• Qualifikation:
  Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
  
  
• Erfahrung:
  Nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Vertragsmanagement (Fristen- und Dokumentenorganisation)
  
  
• Systemkompetenz:
  Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (insb. im Bereich Stammdaten- und Projektanlage) sowie Routine im Umgang mit Kunden
  
  
• Arbeitsweise:
  Ein ausgeprägtes Organisationstalent, absolute Zuverlässigkeit, Präzision, ein gutes Zeitmanagement sowie ein sicheres Verständnis für interne Messgrößen und buchhalterische Zusammenhänge
  
  
• Persönlichkeit:
  Ein freundliches, lösungsorientiertes Auftreten, stark ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke
  
  
• Sprachkenntnisse:
  Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil

Eine verlässliche Teilzeitstelle mit einem wöchentlichen Stundenumfang von 16–20 Stunden
– ideal vereinbar mit deinem Alltag.

• Spannendes Agenturumfeld: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle aller Agenturbereiche
  
  
• Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und eine offene, teamorientierte Arbeitsatmosphäre
  
  
• Weiterentwicklung: Proaktive Mitgestaltung des eigenen Arbeitsbereichs
  
  
• Moderner Arbeitsplatz: Ein attraktives Arbeitsumfeld in zentraler, grüner Lage in Wuppertal
  
  
• Gemeinschaft: Ein tolles Team, das sich auf dich freut, sowie regelmäßige interne Events