Office Manager (m/w/d): Geschäftsführungsassistenz & Administration
Als Office Manager (m/w/d) mit Aufgaben aus der Geschäftsführungsassistenz und Administration sorgst Du dafür, dass in unserem Berliner Headquarter organisatorisch und administrativ alles rundläuft. Du arbeitest eng mit unserem Geschäftsführungs- und Assistenzteam zusammen, übernimmst eigenständig vielfältige Aufgaben im Office Management und unterstützt bei kaufmännischen und organisatorischen Finance-Prozessen.
Dabei suchen wir jemanden, der Aufgaben abarbeiten kann, aber dabei mitdenkt, Prioritäten erkennt, pragmatische Lösungen findet und Lust hat, Dinge aktiv voranzubringen:
- Du koordinierst externe Dienstleister, Bestellungen sowie die allgemeine Büroorganisation und behältst dabei Verträge, Dokumente, Büroausstattung und die Arbeitsumgebung im Blick
- Du organisierst interne sowie externe Termine und Geschäftsreisen von der Planung bis zur Reisekostenabrechnung
- Du kümmerst Dich um den Post Ein- und -ausgang sowie um die strukturierte Ablage und Organisation wichtiger Dokumente und Unterlagen
- Du prüfst und bearbeitest Eingangsrechnungen, koordinierst Rückfragen mit Lieferanten und arbeitest sorgfältig mit abrechnungsrelevanten Daten, während Du Zahlungsfristen sowie Freigabeprozesse im Blick behältst
- Du unterstützt beim Kalendermanagement der Geschäftsführung zuverlässig und vorausschauend
- Perspektivisch wäre eine Unterstützung bei weiteren administrativen Finance-Prozessen wünschenswert
Du arbeitest zuverlässig, verantwortungsbewusst, denkst gerne mit und bringst Dich gerne proaktiv ein
Du bist kommunikationsstark und arbeitest gerne mit verschiedenen Bereichen zusammen
Du packst gerne selbst mit an und hast ein gutes Auge für Details
Du hast idealerweise Erfahrung im Office-Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren Rolle
Du hast keine Berührungsängste mit Zahlen und idealerweise schon Erfahrung mit Datev, Candis, Pleo oder vergleichbaren Tools und hättest Lust, diese einzusetzen
Sehr gute Deutschkenntnisse und konversationssichere Englischkenntnisse
Wir sind ein herzliches, engagiertes Team, das eng zusammenarbeitet und sich gegenseitig unterstützt, um gemeinsame Erfolge zu erzielen
Viel Gestaltungsspielraum, eigene Ideen einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
Ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag zwischen Organisation, Dokumentation und Servicegedanken
Flache Hierarchien, kurze Wege und ein Miteinander, das wirklich gelebt wird
Natürlich auch eine Sommer- und Weihnachtsfeier oder regelmäßige weitere Teamevents