Office Manager (m/w/d)
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Description
What You Can Expect:
Deine Aufgaben
- Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden, Bewerbern und Lieferanten
- Organisation, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
- Koordination sowie Bewirtung von Meetings
- Terminorganisation und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
- Verwaltung des Postein- und -ausgangs
- Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
- Betreuung unserer Poolfahrzeuge einschließlich Terminüberwachung, Werkstattkoordination und Unterstützung bei Zulassungsvorgängen
- Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen
- Koordination und Steuerung externer Dienstleister, insbesondere im Bereich Reinigung, Technik und Gebäudemanagement
- Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und administrativen Tätigkeiten rund um den Standort Mannheim
What You Bring:
Das bringst Du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Bereich Administration, Office Management, Assistenz oder Empfang
- Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
- Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
- Organisationsgeschick und Freude an eigenverantwortlichem Arbeiten
- Souveränes Auftreten sowie Kommunikationsstärke
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Bereitschaft zur Arbeit im wechselnden Schichtmodell (Wöchentlicher Wechsel zwischen Früh- und Spätschicht; Keine Abend-, Nacht-, Feiertags- oder Wochenendarbeit; Spätschicht bis 17:30 Uhr)
- Idealerweise Erfahrung in den Bereichen Veranstaltungsorganisation, Reisekostenmanagement oder Fuhrparkverwaltung