Office Manager / Office Operations Support (w/m/d)

Aufgabenbereich

Bei IONOS bringst Du täglich Ordnung in die Dinge, die zählen – und das buchstäblich. Als Office Manager oder Office Operations Support bist Du das Herzstück unseres Büros: die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen, Dienstleister und Gäste. Du schaffst eine Arbeitsumgebung, in der sich alle wohlfühlen, Prozesse reibungslos laufen und nichts dem Zufall überlassen wird.

• Empfang & Gästebetreuung: Du bist das freundliche Gesicht unseres Unternehmens – Du empfängst Gäste und Besucher:innen professionell, koordinierst Meetingräume und sorgst dafür, dass unsere Mitarbeitenden jederzeit einen gut organisierten Anlaufpunkt vorfinden.
• Büroorganisation & Logistik: Du planst und optimierst eigenständig die Bestände an Büromaterialien, Verbrauchsgütern und Cateringartikeln (Kaffee, Getränke, Snacks, Sanitärprodukte) – mit Blick auf Effizienz und Verfügbarkeit. Außerdem koordinierst Du die gesamte ein- und ausgehende Paket- und Postlogistik, einschließlich komplexer Sendungen und IT-Hardware-Versand.
• Infrastruktur & Facility Management: Du bist die zentrale Schnittstelle zum Gebäudemanagement und zu externen Dienstleistern: Du überwachst Wartungspläne, koordinierst Reparaturen und sorgst dafür, dass unser Büro stets in einwandfreiem Zustand ist. Dabei arbeitest Du eng mit dem Einkauf zusammen und bringst Deine operativen Anforderungen proaktiv ein.
• Zugangsverwaltung: Du pflegst Zugangssysteme, aktualisierst Sitzpläne und unterstützt HR aktiv bei On- und Offboarding-Prozessen durch die Einrichtung und Verwaltung von Zugangsberechtigungen.
• Arbeitssicherheit & Events: Du trägst aktiv zur Einhaltung von Arbeitsschutz- und Brandschutzanforderungen bei und arbeitest dabei eng mit der Sicherheitsbeauftragten zusammen. Darüber hinaus planst und koordinierst Du interne Events, All-Hands-Meetings, Partys und externe Konferenzen.

Qualifikationen

• Berufserfahrung: Du hast mindestens 1–3 Jahre nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, Facility Management, Front Office oder in einer vergleichbaren administrativen Funktion.
• Prozess- & Organisationsverständnis: Du arbeitest strukturiert und eigenverantwortlich, verstehst betriebliche Abläufe und hast ein gutes Gespür für effiziente Bestands- und Wartungsplanung.
• Serviceorientierung & Hands-on-Mentalität: Du bist bekannt für Deine hohe Kunden- und Mitarbeiterorientierung – Du packst an, wo es gebraucht wird, und findest auch in unerwarteten Situationen pragmatische Lösungen.
• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit modernen Office-Tools und hast grundsätzliche Offenheit gegenüber digitalen Arbeitsmitteln, Automatisierungsansätzen und neuen Systemen.
• Kommunikation & Compliance: Du kommunizierst klar und professionell auf Deutsch (Englischkenntnisse von Vorteil) und verfügst über Grundkenntnisse im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit.
• Persönlichkeit: Du bist teamorientiert, zuverlässig und bringst ausgezeichnete Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit. Flexibilität, Detailgenauigkeit und Lösungsorientierung sind für Dich selbstverständlich.

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten durch Vertrauensarbeitszeit.
• An einigen Standorten eine bezuschusste Kantine und verschiedene kostenfreie Getränke.
• Moderne Büroflächen mit sehr guter Verkehrsanbindung.
• Diverse Mitarbeiterrabatte für Aktivitäten und Produkte.
• Mitarbeiterevents wie Sommer- und Winterfeiern, sowie Workshops.
• Zahlreiche Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten.
• Verschiedene Gesundheitsangebote, wie Sport- und Gesundheitskurse.