Office manager / referent za kvalitetu i dokumentaciju (m/ž)

Sustav kvalitete i imenovanja:

• priprema rješenja o imenovanju glavnih projektanata, projektanata, voditelja projekata i projektnih timova
• priprema imenovanja provjeravatelja i odobravatelja projektne dokumentacije
• vođenje registra procedura, radnih uputa i obrazaca odjela: verzije, distribucija, povlačenje zastarjelih izdanja
• formalna provjera dokumentacije prije izdavanja: numeracija, revizijski blokovi, potpisi, popunjenost obrazaca
• vođenje evidencije nesukladnosti i korektivnih mjera te praćenje rokova zatvaranja
• vođenje evidencije kvalifikacija, ovlaštenja i stručnog usavršavanja zaposlenika, uz praćenje njihove valjanosti
• priprema dokumentacije i organizacija internih audita i audita investitora

Kontrola dokumentacije:

• numeracija, revizije, transmittali, distribucija investitoru i arhiva projektne dokumentacije
• vođenje registra dokumentacije po projektima
• zaprimanje i urudžbiranje ulazne i izlazne pošte odjela

Ponude i planiranje:

• priprema formalnog dijela ponuda: obrasci, izjave, reference, životopisi, dokazi o kvalifikacijama
• praćenje natječaja i rokova predaje ponuda
• vođenje evidencije radnih sati i izrada izvještaja o opterećenju zaposlenika

Vođenje ureda:

• vođenje kalendara direktora odjela, organizacija sastanaka i zapisnika
• organizacija poslovnih putovanja (prijevoz, smještaj, putni nalozi)
• prijem i usmjeravanje posjetitelja i investitora
• nabava uredskog materijala i opreme
• koordinacija s računovodstvom, kadrovskom službom i IT-om
• administrativno uvođenje novih zaposlenika: oprema, pristupi, dokumentacija
• poslovna korespondencija

Potrebno obrazovanje, znanja i vještine

• iskustvo s vođenjem dokumentacije u sustavu kvalitete ISO 9001
• iskustvo u reguliranoj industriji (farmaceutska, nuklearna, energetika)
• iskustvo na poslovima kontrole dokumentacije (document controller)
• iskustvo sa sustavima za upravljanje dokumentacijom (EDMS)
• poznavanje postupaka javne nabave (EOJN)
• iskustvo u inženjerskoj ili projektantskoj tvrtki

Poslodavac ti nudi

• samostalnu i odgovornu ulogu u organizaciji odjela uz izravnu suradnju s voditeljem odjela
• rad u stručnom timu na zahtjevnim projektima