Офис-менеджер
Обязанности:
Организация рабочих процессов. Настраивает рабочее пространство, распределяет задачи, контролирует выполнение поручений. Управление ресурсами. Следит за состоянием техники,компьютеры, принтеры, факсы, заказывает канцтовары, расходные материалы, бытовую химию, воду. Взаимодействует с арендодателем, коммунальные платежи, ремонт, сервисными центрами. Документооборот. Регистрирует входящую и исходящую корреспонденцию, систематизирует и архивирует документы, контролирует сроки исполнения договоров. Может готовить отчёты, протоколы, деловые письма. Коммуникации. Выступает связующим звеном: принимает звонки и посетителей, организует встречи, совещания, переговоры, координирует внутренние мероприятия. Организационные вопросы. Бронирует переговорные комнаты, организует командировки, заказ билетов, гостиниц, помогает новым сотрудникам с адаптацией. Решение бытовых проблем сотрудников. Например, организует питание, решает вопросы с транспортом. Бюджетирование. Участвует в планировании бюджета на офисные нужды, контролирует расходы. Дополнительные задачи. Иногда в его обязанности входит участие в первичных этапах подбора персонала, ведение табеля учёта рабочего времени, обеспечение соблюдения правил охраны труда.
Требования:
Организованность и тайм-менеджмент. Нужно одновременно держать в голове множество задач и не пропускать сроки. Внимательность к деталям. Ошибка в документе или пропуск срока могут повлиять на работу всей команды. Коммуникабельность и навыки делового общения. Приходится много взаимодействовать с коллегами, подрядчиками, клиентами. Стрессоустойчивость. В любой момент могут возникнуть непредвиденные ситуации сломалась техника, отменилась встреча важно сохранять спокойствие и быстро находить решения. Проактивность. Полезно уметь предугадывать потребности команды например, заранее заказать мебель при планировании найма. Технические навыки. Уверенное владение офисными программами Word, Excel, PowerPoint, Outlook, системами электронного документооборота СЭД, CRM-системами, инструментами для управления проектами. Полезно базовое понимание основ бухгалтерии. Навыки переговоров и управления подрядчиками