Офис-менеджер

Обязанности:
Организация телефонных переговоров. Организация командировок работникам подразделения. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц. Предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителей и должностных лиц поступивших в подразделение документов. Составление и оформление документов по заданиям руководителей и должностных лиц Общества. Прием корреспонденции, поступающей в подразделение. Регистрация и учет документов. Распределение документов по структурным подразделениям, доставка документов в Структурные подразделения. Обработка отправляемых из подразделения документов. Ведение информационно-справочной работы по документам. Подготовка документов для представления на рассмотрение руководителям и должностным лицам. Контроль за правильностью оформления документов. Формирование дел. Подготовка дел к передаче на текущее и архивное хранение. Контроль исполнения документов. Организация контроля за сроками исполнения документов. Постановка документов на контроль. Проверка своевременности доведения документов до конкретных исполнителей. Предварительная проверка и регулирование хода исполнения документов. Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Требования:
Высшее образование. Опыт работы в аналогичных должностях от одного года. Знание: государственных стандартов по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов; организации делопроизводства, схемы документооборота; офисных программ - MS Office, Microsoft Outlook, Microsoft Excel, 1С 8- Документооборот, MS Visio и PowerPoint. бизнес-этикета, правил делового общения, субординации, правил ведения телефонных переговоров. Умение работать с офисной оргтехникой. Умение работать в режиме многозадачности. Грамотная устная и письменная речь. Высокая степень ответственности, пунктуальность, исполнительность, коммуникабельность, находчивость.