Офис-менеджер
Обязанности:
1.Обеспечивать организацию делопроизводства на предприятии в соответствии с общепринятыми стандартами ведения делопроизводства и нормативными документами Компании.2.Осуществлять обработку, прием, регистрацию, учет, хранение и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), вести справочную работу по ней.3.Вести в пределах своих полномочий деловую переписку. 4.Организовывать и осуществлять машинописное изготовление, копирование, оперативное размножение документов для руководителей Предприятия (письма, приказы и т.д.) и при необходимости доведение их до сведения работников.5.Организовывать работу по приему руководством Предприятия делегаций, посетителей, гостей, клиентов и партнеров (совещаний, заседаний, конференций).6.Заказывать пропуска на проход/проезд гостей на территорию Предприятия, заказывать экскурсии.7.Обеспечивать организацию командировок работников: заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц (в том числе проводить работу по предоставлению в бухгалтерию отчетных документов по этим видам услуг).8.Вести и оформлять протоколы совещаний и заседаний (в система ERp).9.Принимать и переадресовывать телефонные звонки. Фиксировать полученную по телефону для работников Предприятия информацию в их отсутствие и доводить ее содержание до их сведения.10.Обеспечивать жизнедеятельность офиса: осуществлять заказ канцелярии, воды, организовывать обеспечение необходимыми для работы офиса расходными материалами, контролировать их наличие.11.Обеспечивать хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организовывать учет и выдачу предметов и средств труда сотрудников офиса.12.Обеспечивать чистоту и порядок в офисе Предприятия.13.Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя Предприятия,14.Обеспечивать рабочее место руководителя Предприятия необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.15.Осуществлять получение, оформление и рассылку электронной почты.16.Контролировать доставку почты для Предприятия с отделения связи, доставку и отправку почты Предприятия в отделения связи и с курьерскими службами.17. Выполнять отдельные служебные поручения руководителя Предприятия, его заместителей и иных руководителей.
Требования:
Знание MS Office (Word, Excel, Power point, Outlook) Навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС) Навыки работы в Internet и браузерахОпыт работы в системах электронного документооборота приветствуется Умение работать с документами, поручениями, приказами, распоряжениями Опыт осуществления контроля за исполнением поручений руководителя Ведение деловой переписки, телефонных переговоров, протоколирование совещаний Высокая скорость печати