Operational Support Officer (Ref: 23551)

Proud to serve. Proud to keep justice going.

Locations:

- Port Talbot Justice Centre, HMCTS WALES ENFORCEMENT OFFICE PORT TALBOT, SA13 1SB

Our Operational Support Officers within National Services provide excellent telephone and administrative support to court users.

About us

HM Courts & Tribunals Service (HMCTS) is responsible for the administration of criminal, civil and family Courts and Tribunals in England and Wales.

Enforcement is a key function within our National Services Team working alongside the criminal courts to ensure convicted parties comply with fines and other financial penalties imposed by the courts. We are also responsible for compliance of Confiscation Orders imposed by the Crown Courts and the payment of Fixed Penalty tickets issued by police forces.

We’re looking for individuals who are committed to public service and making a difference in people’s lives to deliver justice. If you are interested in developing a career with a real purpose, please apply.

Your role

Working as part of a team, you will contribute to the overall operational, performance and service standard targets across your area of work.

Working as part of a team, you will contribute to the overall operational, performance and service standard targets across your area of work. You will progress cases through the court/tribunal system and provide customer service and administrative support to functions within HMCTS. You will have regular contact with court / tribunal users, which could include members of the judiciary and the legal profession.

You will be adaptable, able to multi-task and effectively carry out a variety of duties, which will include:

• Data entry of paper and digital work, telephony, customer complaints and correspondence.
• Communicating effectively with the public, other court and tribunal users and representatives of other agencies and organisations.
• Delivering a high standard of customer service, responding to enquiries with empathy and understanding, particularly in situations where individuals may be under stress or facing challenging circumstances.
• Using email and webchat and undertaking general administrative work.
• Interpreting information to accurately update digital records.

Your knowledge, skills and experience

• Strong customer service skills with the ability to work in a service-led environment.
• Good digital and administrative skills; with excellent attention to detail.
• Effective communication and organisational skills. Able to communicate confidently in person, over the telephone, digitally and in written communications.
• Resilient and empathetic to be able to deal with sensitive information and situations.
• A team player; able to work collaboratively and flexibly to deliver HMCTS objectives.

Please refer to the role profile attachment for more information.

Further details

The office is open Monday-Friday. Requests for particular shift patterns will be discussed with successful candidates upon successful completion of pre-employment checks.

Standard full time working hours are 37 hours per week (Monday to Friday). HMCTS welcomes part-time, flexible and job-sharing working patterns, where they meet the demands of the role and business needs and are agreed prior to appointment. All applications for part-time, flexible and job-sharing working patterns will be considered in accordance with the MoJ’s Flexible Working policy. The minimum hours that can be accommodated in this role are 30 hours per week. Non-working days that cannot be accommodated are Mondays and Fridays.

Training

You will complete 12 weeks of training which is office based.

Skilled Worker Visa

This role is not eligible for new Skilled Worker visas in accordance with the current immigration rules.

From 22 July 2025, the Government introduced changes to the Skilled Worker visa route. The department cannot consider sponsoring you for this role unless you have held a Skilled Worker visa prior to the 22 July 2025 changes. If you have held a Skilled Worker visa continuously, please raise this during your vetting checks and eligibility will be assessed in accordance with the immigration rules and transitional provisions in place.

If you are applying for this role and you have not held a Skilled Worker visa prior to the 22 July 2025 changes, you will need to consider your options for obtaining and/or maintaining your right to work in the UK in light of these changes. Successful applicants must ensure they have and maintain the legal right to live and work in the Civil Service and in the United Kingdom.

The Department will continue to comply with UK Immigration Rules applied in the UK and Civil Service. You can read more about Skilled Worker visas and the eligibility criteria here.

Occasional travel to other courts

For this post, occasional travel may be required for cover when needed.

Yn falch o wasanaethu. Yn falch o gynnal cyfiawnder.

Lleoliadau:

- Canolfan Gyfiawnder Port Talbot, SWYDDFA ORFODI GLlTEF CYMRU PORT TALBOT, SA13 1SB

Mae ein Swyddogion Cymorth Gweithredolo fewn Gwasanaethau Cenedlaethol yn darparu cymorth ffôn a gweinyddol rhagorol i ddefnyddwyr llys.

Amdanom ni

Mae Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd Ei Fawrhydi (GLlTEF) yn gyfrifol am weinyddu'r Llysoedd a Thribiwnlysoedd troseddol, sifil a theulu yng Nghymru a Lloegr.

Mae gorfodaeth yn swyddogaeth allweddol o fewn y Tîm Gwasanaethau Cenedlaethol yn gweithio ochr yn ochr â'r llysoedd troseddol i sicrhau bod partïon a gafwyd yn euog yn cydymffurfio gyda dirwyon a chosbau ariannol eraill a osodwyd gan y llysoedd. Rydym hefyd yn gyfrifol am gydymffurfedd â Gorchmynion Atafaelu a osodwyd gan Lysoedd y Goron a sicrhau y telir tocynnau Cosb Benodedig a gyhoeddwyd gan yr heddlu.

Rydym yn chwilio am unigolion sy’n ymrwymedig i ddarparu gwasanaeth cyhoeddus ac sydd am wneud gwahaniaeth ym mywydau pobl i sicrhau cyfiawnder. Os oes gennych chi ddiddordeb mewn datblygu gyrfa gyda phwrpas go iawn, ymgeisiwch.

Eich rôl

Gan weithio fel rhan o’n tîm, byddwch yn cyfrannu at y targedau perfformiad a safon gwasanaeth cyffredinol gweithredol ar draws eich maes gwaith.

Gan weithio fel rhan o’n tîm, byddwch yn cyfrannu at y targedau perfformiad a safon gwasanaeth cyffredinol gweithredol ar draws eich maes gwaith. Byddwch yn symud achosion drwy'r system llys/tribiwnlys a darparu gwasanaeth cwsmer a chymorth gweinyddol i swyddogaethau o fewn GLlTEF. Bydd gennych gyswllt rheolaidd â defnyddwyr y llys / tribiwnlys, a allai gynnwys aelodau o'r farnwriaeth a'r proffesiwn cyfreithiol.

Dylech allu addasu, aml-dasgio a chyflawni amrywiaeth o ddyletswyddau yn effeithiol, a fydd yn cynnwys:

• Mewnbynnu data gwaith papur a digidol, teleffoni, cwynion cwsmeriaid a gohebiaeth.
• Cyfathrebu'n effeithiol gyda’r cyhoedd, defnyddwyr eraill y llysoedd a’r tribiwnlysoedd a chynrychiolwyr asiantaethau a sefydliadau eraill.
• Darparu gwasanaeth cwsmer o safon uchel, gan ymateb i ymholiadau gydag empathi a dealltwriaeth, yn arbennig mewn sefyllfaoedd ble mae unigolion dan straen neu'n wynebu amgylchiadau heriol.
• Defnyddio e-bost a'r adnodd sgwrsio ar y we ac ymgymryd â gwaith gweinyddol cyffredinol.
• Dehongli gwybodaeth i ddiweddaru cofnodion digidol yn gywir.

Eich gwybodaeth, eich sgiliau a'ch profiad

• Sgiliau gwasanaeth cwsmer cadarn gyda'r gallu i weithio mewn amgylchedd dan arweiniad gwasanaeth.
• Sgiliau digidol a gweinyddol da; gyda sylw ardderchog i fanylder.
• Sgiliau cyfathrebu a threfnu ardderchog. Gallu cyfathrebu'n hyderus wyneb yn wyneb, dros y ffôn, yn ddigidol ac mewn gohebiaeth ysgrifenedig.
• Gwydn ac empathetig i allu delio gyda gwybodaeth a sefyllfaoedd sensitif.
• Chwaraewr tîm; gallu cydweithio a chyflawni amcanion GLlTEF yn hyblyg.

Cyfeiriwch at y proffil rôl sydd ynghlwm am wybodaeth bellach.

Rhagor o fanylion

Mae'r swyddfa ar agor Dydd Llun i Ddydd Gwener. Bydd ceisiadau am batrymau sifft penodol yn cael eu trafod gydag ymgeiswyr llwyddiannus ar ôl cwblhau gwiriadau cyn cyflogaeth yn llwyddiannus.

Yr oriau gwaith llawn amser safonol yw 37 awr yr wythnos (dydd Llun i ddydd Gwener). Mae GLlTEF yn croesawu patrymau gwaith rhan-amser, hyblyg ac i rannu swydd pan fo hynny’n bodloni gofynion y rôl ac yn diwallu anghenion y busnes, ac yn cael ei gytuno cyn y penodiad. Bydd pob cais i weithio’n rhan amser, yn hyblyg ac i rannu swydd yn cael ei ystyried yn unol â pholisi Gweithio’n Hyblyg y Weinyddiaeth Gyfiawnder. Y lleiafswm oriau y gellir eu gweithredu yn y rôl hon yw 30 awr yr wythnos. Ni ellir caniatáu diwrnod nad yw'n ddiwrnod gwaith ar ddydd Llun neu ddydd Gwener.

Prif Leoliad a gwybodaeth rhestr wrth gefn

Os oes gennych ddiddordeb mewn un rôl neu leoliad, yna nodwch un dewis. Dylech ond dewis lleoliadau yr ydych wir yn fodlon teithio iddynt i weithio yno bob dydd. Gwneir penodiadau yn ôl trefn rhestr deilyngdod ar gyfer pob rôl, yn seiliedig ar y dewisiadau rydych wedi'u dewis.

Ar ôl gwneud penodiadau yn defnyddio'r broses benodi lleoliadol hon, bydd unrhyw ymgeiswyr yn weddill oedd yn bodloni'r meini prawf ar gyfer y swydd yn parhau ar restr wrth gefn, yn seiliedig ar eich dewisiadau. Bydd hyn am gyfnod o 12 mis os bydd cyfle tebyg yn codi yn un o'r lleoliadau hyn.Hyfforddiant

Byddwch yn cwblhau 12 wythnos o hyfforddiant a fydd wedi'i leoli yn y swyddfa.

Fisa Gweithiwr Medrus

Nid yw'r rôl hon yn gymwys ar gyfer fisas Gweithiwr Medrus newydd, yn unol â'r rheolau mewnfudo cyfredol.

O 22 Gorffennaf 2025, cyflwynodd y Llywodraeth newidiadau i'r llwybr fisa i Weithwyr Medrus. Ni all yr adran ystyried eich noddi ar gyfer y rôl hon ond bai eich bod wedi dal Fisa Gweithiwr Medrus cyn y newidiadau a ddaeth i rym ar 22 Gorffennaf 2025. Os ydych wedi dal fisa Gweithiwr Medrus yn barhaus, codwch hyn yn eich gwiriadau fetio a bydd cymhwysedd yn cael ei asesu yn unol â'r rheolau mewnfudo a'r darpariaethau pontio sydd mewn lle.

Os ydych yn gwneud cais am y rôl hon ac nad ydych wedi cael visa Gweithiwr Medrus cyn y newidiadau ar 22 Gorffennaf 2025, bydd angen i chi ystyried eich opsiynau ar gyfer cael a/neu gynnal eich hawl i weithio yn y DU yng ngoleuni’r newidiadau hyn. Rhaid i ymgeiswyr llwyddiannus sicrhau bod ganddynt yr hawl gyfreithiol i fyw a gweithio yn y Gwasanaeth Sifil ac yn y Deyrnas Unedig.

Bydd yr Adran yn parhau i gydymffurfio â Rheolau Mewnfudo’r DU a weithredir yn y DU a’r Gwasanaeth Sifil. Gallwch ddarllen mwy am fisâu Gweithwyr Medrus a’r meini prawf cymhwyster yma.

Teithio achlysurol i lysoedd eraill

Ar gyfer y swydd hon, bydd angen teithio’n achlysurol i helpu pan fydd angen.

We'll assess you against these behaviours during the selection process:

• Communicating and Influencing
• Managing a Quality Service
• Delivering at Pace

• Access to learning and development
• A working environment that supports a range of flexible working options to enhance your work life balance
• A working culture which encourages inclusion and diversity
• A Civil Service pension with an employer contribution of 28.97%
• Annual Leave
• Public Holidays
• Season Ticket Advance

For more information about the recruitment process, benefits and allowances and answers to general queries, please click the below link which will direct you to our Candidate Information Page.

Link:

Job contact :

• Name : SSCL Recruitment Enquiries Team
• Email : moj-recruitment-vetting-enquiries@resourcing.soprasteria.co.uk
• Telephone : 0345 241 5359

Recruitment team

• Email : moj-recruitment-vetting-enquiries@resourcing.soprasteria.co.uk

Share this page

• Print
• Email
• Gmail
• Facebook
• LinkedIn