Operations Coordinator
Description
Gestion des déplacements
- Organiser et gérer les itinéraires de voyage des membres de l’équipe, incluant les vols, l’hébergement, les transports terrestres, la location de véhicules et les visas pour les courses et repérages, en veillant à ce que l’ensemble des déplacements respecte les politiques de l’entreprise et les budgets approuvés.
Gestion des accréditations
Configurer la plateforme interne d’accréditation.
Assurer le suivi des commandes (accréditations et accès).
Préparer commandes pré-évènement et sur évènement.
Gérer le centre d’accréditation sur évènement avec le staff local.
Relations fournisseurs / clients
Négocier et gérer les contrats avec les hôtels, agences de location de véhicules et plateformes de réservation (SNCF, blueconnect…).
Assurer le suivi de la relation fournisseurs (qualité de service, litiges, renégociations).
Assurer le suivi de la relation clients.
Communication interne et externe
Centraliser et diffuser les informations de déplacement aux membres de l’équipe en interne et aux clients/fournisseurs en externe.
Être le point de contact référent pour toutes questions logistiques liées aux déplacements et aux accréditations.
Assurer le suivi et le bon déroulement des voyages des membres de l’équipe (litiges, annulations…).
Suivi budgétaire voyages et accréditations
Être responsable de l’ensemble des tâches administratives liées aux demandes de voyage approuvées, telles que les rapprochements hôtel, vol et carte de crédit, le traitement des demandes d’achat et des factures, ainsi que la tenue à jour des dossiers de déplacements et de dépenses.
Produire un reporting régulier des dépenses par événement.
Suivre la facturation des prestataires et fournisseurs.
Support logistique événementiel
- Apporter un soutien opérationnel à la mise en place des événements sur site.
En fonction des aptitudes du (de la) candidat(e), d’autres responsabilités peuvent lui être confiées.
Formation Bac+2 (tourisme, événementiel, gestion, logistique)
1 à 3 ans d’expérience sur un poste similaire (voyage d’affaires, événementiel sportif, tourisme MICE)
Excellente maîtrise des outils informatiques (Suite Microsoft Office, Google Sheets…)
Anglais courant professionnel indispensable (environnement international)