Операційний менеджер / AI-First Operations Manager

Якщо ви не любите брати задачі на себе й доводити їх до результату — ця вакансія не для вас.

Я шукаю не виконавця рутини, а свою операційну праву руку — людину, яка допомагатиме мені фокусуватися на головному, самостійно розбиратиметься в нових питаннях і забиратиме на себе задачі, що відволікають мене від розвитку бізнесу.

Про бізнес
Я розвиваю e-commerce бренд зі США, який швидко зростає.

Ми працюємо на ринках США та Канади, продаємо через Shopify та Amazon і будуємо міжнародний бізнес із великою кількістю різних процесів, задач і точок для розвитку.

Про роль
Моя головна мета — звільнити власний час і перестати бути єдиною людиною, через яку проходять усі питання.

Ви допомагатимете мені:
збирати та структурувати інформацію;
готувати рішення;
координувати людей;
контролювати домовленості;
знаходити відповіді на нові питання;
доводити задачі до завершення;
прибирати повторювану ручну роботу за допомогою AI, шаблонів і автоматизацій.

Це гнучка роль із постійними та нерегулярними задачами. Частина задач буде виникати ситуативно залежно від потреб бізнесу.

Кого я шукаю
Мені потрібна людина з AI-first mindset.
Для мене це означає не просто вміння користуватися ChatGPT або Claude для написання текстів. Я шукаю людину, яка:
активно цікавиться AI і хоче постійно вчитися;
використовує AI у щоденній роботі;
вміє правильно ставити AI задачі;
може надати AI достатній контекст і чіткі обмеження;
розуміє, де AI може помилятися або галюцинувати;
перевіряє джерела, цифри, логіку та фактичний результат;
використовує AI для research, аналізу, документів, таблиць і комунікацій;
готова за допомогою AI створювати складніші процеси та автоматизації;
не боїться нових інструментів, платформ і незнайомих задач.

Я можу поставити вам кінцеву мету, але не обов’язково дам покрокову інструкцію. Ви повинні будете самостійно розібратися, які джерела, інструменти, AI-моделі, автоматизації або люди потрібні для досягнення результату.

Наприклад, якщо потрібно:
знайти нову платформу для пошуку кандидатів;
зібрати й порівняти підрядників;
розібратися, що відбувається в customer support;
перевірити замовлення на Amazon;
актуалізувати дані;
підготувати документ;
виправити brief або draft договору;
знайти рішення проблеми в CRM;
створити трекер, звіт або автоматизацію;
я очікую, що ви не зупинитесь на фразі «я цього не знаю», а самостійно дослідите питання, використаєте AI, перевірите результат і принесете мені готове рішення або чітко сформульований наступний крок.

Що ви будете робити
Постійна зона відповідальності
робота з моїми листами та вхідними запитами;
підготовка чернеток відповідей;
збір інформації та підготовка коротких висновків;
підготовка 2–3 варіантів рішення;
організація зустрічей;
підготовка матеріалів до зустрічей;
ведення протоколів;
фіксація рішень, відповідальних осіб, дедлайнів і наступних кроків;
follow-up до фактичного результату;
ведення задач і контроль дедлайнів;
підтримка порядку в Notion, Google Sheets, CRM та інших робочих системах;
підготовка внутрішніх SOP, шаблонів і трекерів;
регулярне використання AI у всіх доречних процесах.

Нерегулярні та нестандартні задачі
провести research по новому продукту, ринку, сервісу або платформі;
знайти та прокваліфікувати підрядника, кандидата, інфлюенсера чи партнера;
знайти нові джерела для рекрутингу або пошуку виконавців;
провести первинну комунікацію;
зібрати умови, ціни, терміни та приклади робіт;
підготувати shortlist із 3–5 варіантів;
порівняти варіанти за ціною, строками, якістю та ризиками;
з’ясувати, що відбувається в customer support;
перевірити проблему із замовленнями на Amazon;
зібрати, перевірити та актуалізувати операційні дані;
підготувати або виправити brief;
підготувати draft документа чи договору за допомогою AI;
перевірити роботу сервісу, підрядника або внутрішнього процесу;
знайти причину проблеми та організувати її вирішення;
дослідити новий ринок, інструмент, платформу або спосіб роботи.

Постійні операційні напрямки закриватимуть профільні спеціалісти та команди. Від бізнес-асистента я очікую не постійного управління всіма відділами, а здатності швидко підключитися до нестандартної задачі, розібратися в ній і довести її до результату.

Пошук і координація підрядників
пошук виконавців на Upwork та інших майданчиках;
пошук інфлюенсерів, партнерів і сервісів;
пошук нових платформ, якщо звичні джерела не дають потрібного результату;
первинна комунікація та кваліфікація;
збір умов, цін, термінів і прикладів робіт;
підготовка порівняльної матриці;
формування shortlist;
підготовка для мене структурованої інформації та рекомендації;
подальша комунікація та follow-up до виконання домовленостей.

Фінальний вибір нового підрядника погоджується зі мною.

Пошук і первинний відбір кандидатів
пошук кандидатів на відповідних платформах;
пошук нових джерел і майданчиків для рекрутингу;
первинний screening за критеріями, які я задаю;
перевірка резюме та доступної інформації;
підготовка короткої структурованої довідки по кандидату;
формування shortlist;
організація першої комунікації та інтерв’ю;
follow-up із кандидатами.
AI та автоматизації

AI для мене — не додатковий інструмент, а один з основних способів роботи.

Я очікую, що ви будете використовувати ChatGPT, Claude та інші AI-інструменти для:
пошуку й аналізу інформації;
роботи з документами;
аналізу таблиць і даних;
підготовки листів, brief і draft-документів;
порівняння варіантів;
створення звітів;
структурування хаотичної інформації;
підготовки follow-up;
створення reusable prompts і шаблонів;
побудови простих і складніших автоматизацій.

Я не очікую, що ви вже будете експертом у всіх AI-інструментах. Але я очікую сильного інтересу до цієї сфери, готовності швидко вчитися й здатності самостійно доводити AI-рішення до практичного результату.

Важливо: AI потрібно контролювати. Не можна без перевірки передавати мені AI-висновки, цифри, формулювання або інформацію з research. Ви повинні розуміти обмеження AI, знаходити помилки й відрізняти підготовлений AI draft від реально виконаної дії.

Що означає «довести задачу до результату»
Задача не вважається виконаною лише тому, що ви:
відправили повідомлення;
знайшли кілька посилань;
створили задачу;
передали інформацію;
отримали обіцянку від підрядника;
підготували красивий AI-текст.
Потрібен фактичний результат:
виконана та перевірена дія;
отримана відповідь;
підготовлене рішення;
обраний і прокваліфікований варіант;
підтверджене виконання;
або чітко описаний блокер із зазначенням того, що вже перевірено, чого не вистачає та які є варіанти дій.

Формат «я не знаю», «не розібрався» або «чекаю відповіді» без додаткового дослідження, діагностики та наступного кроку мені не підходить.

У відповіді на питання "Чому вам цікава саме ця роль?" в анкеті почніть текст із фрази: “Я той асистент, який вам потрібен”.

Графік роботи
Я перебуваю в Маямі та працюю за часовим поясом US Eastern.
Очікуваний робочий графік — приблизно з 08:00 до 16:00 за часом Маямі. Це зараз відповідає орієнтовно 15:00–23:00 за київським часом.
До моменту, коли я підключаюся до основної роботи, у мене має бути підготовлена картина дня:
що відбулося;
які питання виникли;
що вже можна вирішити самостійно;
де потрібне моє рішення;
які чернетки відповідей і матеріали вже підготовлені;
які наступні кроки потрібно виконати.

Протягом основного робочого блоку ви маєте бути на зв’язку та готові:
відповідати на робочі повідомлення;
вести follow-up;
спілкуватися з підрядниками, сервісами та постачальниками;
за необхідності здійснювати телефонні дзвінки англійською;
швидко підключатися до нових задач і питань.

Точний формат і кількість робочих годин узгоджуються окремо, але кандидат має бути готовий стабільно працювати в цьому часовому вікні.

Англійська мова
Англійська є обов’язковою вимогою.
Ви повинні вміти самостійно:
зателефонувати в американський сервіс або компанію;
пояснити проблему;
поставити уточнювальні запитання;
зрозуміти відповідь;
домовитися про рішення або наступний крок;
зафіксувати результат розмови.

Для письмової комунікації можна використовувати AI та перекладач, але робочі питання телефоном потрібно буде вирішувати самостійно.

Також при заповнені форми вкажіть 245-ту цифру числа π (пі) після коми у питанні Чому вам цікава саме ця роль?

Фінальні рішення щодо важливих питань, вибору підрядників, платежів, договорів, найму та інших суттєвих дій погоджуються зі мною.

Must-have
гострий розум і здатність швидко розбиратися в новому;
самостійність і ownership;
грамотна письмова комунікація;
структурне мислення;
увага до деталей;
здатність працювати без покрокової інструкції;
звичка перевіряти власну роботу;
готовність брати відповідальність за результат;
AI-first mindset;
активний інтерес до AI та нових технологій;
готовність використовувати AI у більшості доречних робочих процесів;
базова робота з Notion і Google Sheets або здатність швидко освоїти їх за допомогою AI;
здатність вести ділову комунікацію;
розмовна англійська для самостійних телефонних дзвінків у США;
готовність працювати в часовому вікні US Eastern.

Буде плюсом
досвід Business Assistant або Executive Assistant;
досвід роботи безпосередньо із засновником або керівником;
досвід у research, аналітиці чи операційній координації;
досвід роботи з customer support і вирішення проблем клієнтів;
досвід пошуку та координації підрядників;
досвід рекрутингу та первинного screening;
досвід роботи з CRM;
досвід роботи з Notion, Google Workspace і Google Sheets;
досвід підготовки документів, договорів, brief і презентацій;
розуміння того, як працює Canva і як використовувати її для підготовки візуальних матеріалів;
досвід у e-commerce, Shopify або Amazon;
досвід створення SOP, шаблонів і автоматизацій;
досвід роботи з Claude, ChatGPT, AI agents, n8n або іншими AI-інструментами.

Не підійде вам, якщо ви
чекаєте готову інструкцію на кожен крок;
передаєте мені сирі повідомлення або неперевірену інформацію;
зупиняєтесь, якщо не знаєте готової відповіді;
не любите досліджувати нові інструменти та платформи;
використовуєте AI без перевірки;
вважаєте задачу виконаною одразу після відправлення повідомлення;
не любите follow-up;
уникаєте відповідальності за результат;
хочете працювати лише в межах вузької посадової інструкції;
не готові самостійно спілкуватися телефоном англійською;
не готові повідомляти про ризики та проблеми до того, як вони стануть критичними;
не можете стабільно бути доступними у погоджений робочий час.

Як податись
Напишіть нам повідомлення і ми вишлемо посилання на нашу онлайн форму/опитувальник.