屏東長治鄉-儲備秘書

一、 行政與交屋輔助服務
協助交屋作業： 協助建商安排客戶交屋時程、現場簽到、帶領住戶看屋、核對交屋文件與相關產權資料。
住戶資料管理： 建立初期住戶名冊、維護業主與租戶資料，並協助辦理門禁卡、停車位管理。
社區規約宣導： 向入住住戶說明社區管理規約、公設使用規範及裝潢施工注意事項。
廠商廠商聯絡： 協助接洽報價廠商，如清潔、保全、電梯、機電等廠商的初期聯繫。

二、 公共設施與資產管理
公設點交監督： 協助點交公共設施、消防設備、水電系統，並紀錄缺點反映給建商工程單位。
日常巡檢紀錄： 定期巡視中庭花園、宴會廳、健身房等公設，監督清潔品質及設備正常運作，確保設備維護手冊記錄完整。
備品管理： 管理公共區域的消耗品（如衛生紙、洗手乳、清潔用品）。

三、 住戶服務與櫃檯接待
接待服務： 櫃檯接待、住戶諮詢服務、電話接聽。
收發信件與包裹： 代收、登錄、管理住戶的信件、掛號、快遞與宅配物品。
訪客與裝潢管理： 來訪賓客登記、確認裝潢施工申請及施工人員身分管制。

四、 安全監督與環境維護
安全監控： 協助保全監控社區監視系統，報告可疑情形。
清潔督導： 監督清潔人員進行環境清潔、垃圾處理與資源回收作業。
五、 報備管委會（代管期結束前）
協助召開區權會： 協助籌備第一次區分所有權人會議，建立管理委員會。
報備相關文件： 協助報備管委會組織、規約，完成管理報備手續。

在代管期間，物業秘書主要扮演「執行單位」的角色，確保在管委會接手前，社區運作維持一定的水準。