Помощник технического директора
Обязанности:
Организационно-техническая поддержка технического директора: Ведение календаря руководителя, планирование встреч и совещаний. Подготовка материалов к совещаниям (сбор отчётов, заявок, дефектных ведомостей). Участие в подготовке графиков ППР (планово-предупредительных ремонтов) по всем направлениям (электрооборудование, котельное оборудование, водопроводные сети, сети водоотведения, системы сигнализации). Контроль сроков выполнения поручений (ведение реестра поручений). Участие в комиссионных осмотрах объектов, оформление ведомостей дефектов. Оформление заявок на запасные части, материалы, инструмент, СИЗ. Взаимодействие с подрядными организациями: оформление допусков, подготовка проектов ТЗ. Делопроизводство и работа с технической документацией: Ведение архива технической документации (паспорта оборудования, схемы, акты, сертификаты) по всем видам систем: электрооборудование подстанций; котельное оборудование; водопроводные сети и сети водоотведения; системы пожарно-охранной сигнализации. Контроль ведения журналов учёта на объектах. Подготовка пакетов документов для проверок Ростехнадзора, Госпожнадзора. Регистрация и контроль движения входящей/исходящей корреспонденции. Подготовка проектов служебных записок, писем, приказов, распоряжений. Актуализация инструкций по охране труда, производственных инструкций. Контроль сроков действия договоров на обслуживание. Административные функции: Заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, расходных материалов для оргтехники. Контроль работы оргтехники, взаимодействие с обслуживающими специалистами. Организация встреч и приёма посетителей Контроль баланса корпоративных сим-карт, работа с провайдерами связи. Размещение внутренних объявлений, уведомлений для персонала.
Требования:
Образование: Среднее-техническое или высшее техническое. Опыт работы: не менее 3 лет на административных или технических должностях (секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель, помощник руководителя, техник, диспетчер). Знания: основы организации документооборота (входящие/исходящие, номенклатура дел, сроки хранения); правил деловой переписки и оформления служебных документов; принципов работы офисной техники и средств связи. Технические знания: базовых основ устройства и эксплуатации энергообъектов и инженерных систем (на уровне понимания терминов: подстанция, трансформатор, котельная, тепловой контур, водопроводные сети, сети водоотведения, сигнализация). Навыки: Уверенный пользователь Microsoft Office (Word, Excel, Outlook); Навык ведения электронного документооборота (приветствуется знание 1С: Документооборот или аналоги); навык организации встреч, приёма посетителей; Грамотная устная и письменная речь. Личные качества: ответственность, исполнительность, внимательность к деталям. Умение работать с большим объёмом информации и документов. Организованность, умение планировать своё время и работу других. Коммуникабельность, навыки делового общения. Стресоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.