Privatassistenz / Chief of Staff (m/w/d)
Um was es geht.
Für einen unserer Hamburger Klienten sehen wir uns aktuell um.
Hinter einem anspruchsvollen privaten Umfeld steht oft eine Person, der man vorbehaltlos vertrauen kann: jemand, der entlastet, mitdenkt und das Leben im Hintergrund so organisiert, dass Raum für das Wesentliche bleibt. Gesucht wird genau diese Persönlichkeit – mit Erfahrung in der Betreuung vermögender Privatpersonen oder in einer vergleichbar verantwortungsvollen Assistenz-, PA- oder Chief-of-Staff-Funktion.
Diese Aufgaben bringt die Rolle.
Führung und Steuerung aller privaten Mitarbeiter sowie haushalts- und immobiliennaher Dienste
Betreuung und Koordination der privaten Immobilien inkl. Instandhaltung und externer Dienstleister
Organisation aller privaten und geschäftlichen Reisen (Flüge, Privatflüge, Hotels, Transfers, Reservierungen)
Vorausschauende Terminplanung und Kommunikation mit internen und externen Partnern
Abwicklung privater Zahlungen und Freigabe von Rechnungen in Abstimmung mit Family Office / Finanzbereich
Koordination externer Berater und Vertrauenspersonen
Organisatorische Unterstützung der Familie (u. a. Bildung, Philanthropie)
Kleinere kaufmännische Aufgaben sowie weitere persönliche Sonderaufgaben – eigenverantwortlich und lösungsorientiert
Das bringen Sie (gerne) mit.
Gerne ein Studium oder kaufmännische Ausbildung mit langjähriger Praxiserfahrung auf hohem Niveau
Mindestens 5 Jahre in vergleichbarer Funktion, idealerweise Family Office, Privatbüro einer Unternehmerfamilie, gehobene Hotellerie oder persönliche Assistenz einer vermögenden Person
Gerne Erfahrung in der Führung von Hauspersonal und externen Dienstleistern
Gerne Erfahrung mit mehreren Immobilien oder schnelle Einarbeitungsbereitschaft
Sicherer Umgang mit privaten Finanz- und Zahlungsvorgängen
Exzellentes Deutsch, sehr gutes Englisch
Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)
Unbedingte Reisebereitschaft (im Wesentlichen UK) und Flexibilität bei Zeiten und Prioritäten
Das sind Sie.
Wichtig ist ausgeprägte Loyalität und absolute Diskretion – verbunden mit einem feinen Gespür für sensible persönliche und finanzielle Angelegenheiten. Ebenso wichtig sind Eigeninitiative und eine proaktive Haltung: Bedürfnisse idealerweise erkennen, bevor sie ausgesprochen werden, und das Umfeld so halten, dass der Inhaber entlastet bleibt.
Gefragt sind emotionale Intelligenz und Stressresistenz: auch bei hohem Tempo, wechselnden Prioritäten und gelegentlichem Druck freundlich, souverän und lösungsorientiert bleiben. Ein gepflegtes, professionelles Auftreten mit natürlicher Autorität gegenüber Mitarbeitenden und Dienstleistern – und gleichzeitig einer klar respektvollen Haltung.
Wenn Sie die Stelle anspricht, dann freuen wir uns sehr auf Ihre Bewerbung.
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