Project Manager, Meetings Management

About Us:

Bij BCD Meetings & Events (BCD M&E) doen we meer dan alleen het organiseren van vergaderingen en evenementen: we creëren inspirerende ervaringen die verbinden, motiveren en impact maken. Als wereldwijd toonaangevend meeting- en evenementenbureau zetten wij ons in voor innovatie, duurzaamheid en succes. Met ons hoofdkantoor in Chicago en vestigingen in meer dan 50 landen werken we met een team van ruim 2000 professionals die passie en expertise combineren om bedrijven vooruit te helpen.

Wij geloven in een werkomgeving waarin iedereen zich gewaardeerd en gesteund voelt. Bij ons krijg je de kans om te werken in een flexibele en dynamische organisatie, waar jouw ideeën en inzet écht het verschil maken. Hoewel we niet kunnen garanderen dat elke dag de beste zal zijn (wie kan dat wel?), kunnen we wel een gemeenschap van mensen beloven die echt om je geven en leiden met empathie, een flexibele werkplek met geweldige extraatjes en uitdagend werk dat iets betekent.

See what life is about at BCD M&E at

Project Manager, Meeting Management

Fulltime | Hybride | Nederland

Wekelijkse teamdag op kantoor in Utrecht, overige dagen flexibel vanuit huis

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van het plannen van zakelijke bijeenkomsten en het adviseren van corporate klanten? Werk je graag voor een agency waar je meerdere klanten en projecten tegelijk ondersteunt? Dan zijn wij op zoek naar jou.

Als Project Manager Meetings Management ben jij de verbindende schakel tussen onze klanten, locaties en leveranciers. Je bent onder meer verantwoordelijk voor het zoeken naar de juiste locatie, het onderhandelen over tarieven en voorwaarden, het afsluiten van contracten en het beheren van budgetten. Je denkt mee met de klant, bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat iedere bijeenkomst aansluit bij de wensen van de organisatie.

Deze rol is ideaal voor iemand die bewust kiest voor de dynamiek van het adviseren van verschillende klanten tegelijkertijd, hierbij overzicht behoudt en weet structuur weet te brengen in het project.

Wat ga je doen?

• Je begeleidt het volledige traject van corporate meetings en zakelijke bijeenkomsten, van aanvraag tot evaluatie.
• Je adviseert klanten over de meest geschikte locaties en accommodaties op basis van hun doelstellingen, doelgroep en budget.
• Je onderhandelt offertes van leveranciers voor de beste tarieven en voorwaarden
• Je bewaakt budgetten en zorgt voor een nauwkeurige (financiële) administratie.
• Je coördineert alle betrokken stakeholders en leveranciers gedurende het project.
• Je rapporteert in onze interne systemen op meeting informatie en budget
• Je ondersteunt waar nodig bij deelnemersregistratie en projectgerelateerde communicatie.
• Je signaleert kansen voor procesverbetering en draagt actief bij aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening.
• Incidenteel bezoek je een meeting of conferentie op locatie om een succesvolle uitvoering te waarborgen.

Wat goed is om te weten

• Onze projecten variëren van kleine bijeenkomsten met 10 tot grotere evenementen met 500 deelnemers.
• Onze focus ligt voornamelijk op corporate meetings, congressen en zakelijke bijeenkomsten.
• Je werkt voor meerdere klanten tegelijkertijd binnen een internationale en dynamische bureauomgeving.
• De communicatie binnen ons team is open, flexibel en transparant
• Jij bent de expert voor onze klanten en verantwoordelijk voor het bewaken van kwaliteit, processen en budgetten.
• We werken voornamelijk vanuit huis, maar we komen elke week samen op ons hoofdkantoor in Utrecht

Wat neem je mee?

• Een Bachelor diploma of vergelijkbaar werk- en denkniveau
• Ervaring in meeting management, venue sourcing of projectmanagement
• Ervaring aan bureauzijde is een pré.
• Je kiest bewust voor een rol waarin je meerdere klanten en projecten tegelijkertijd begeleidt.
• Kennis van (internationale) hotels, bestemmingen en leveranciers is essentieel.
• Uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in het Nederlands en Engels
• Ervaring met Office 365
• Kennis van Cvent is een pré

Jij bent

• Sterk in stakeholdermanagement en klantadvies.
• Commercieel bewust en vaardig in onderhandelingen.
• Uitstekend in het managen van meerdere projecten en deadlines tegelijk.
• Nauwkeurig, gestructureerd en detailgericht.
• Proactief, zelfstandig en oplossingsgericht.
• Snel thuis in nieuwe systemen en processen.
• Flexibel en comfortabel in een dynamische, internationale omgeving.

Wat wij bieden

• Een open en informele cultuur waarin samenwerking, groei en ondernemerschap centraal staan.
• Een concurrerend salaris.
• Uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een pensioenregeling, kortingen op reizen en hotels, mogelijkheden voor vrijwilligerswerk en duurzaamheidsinitiatieven, en volop ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.

Klinkt dit als jouw volgende stap?

Ben jij een professional die bewust kiest voor de advies- en projectkant van corporate meetings, en krijg je energie van het ondersteunen van verschillende klanten binnen een internationale agencyomgeving? Dan maken we graag kennis met je. Solliciteer vandaag nog en maak impact.

THE PERKS

Flexibel werken

Wij geloven dat een flexibele werkomgeving essentieel is om het beste uit onze teams te halen. We ondersteunen je om te werken waar en wanneer je wilt, afhankelijk van hoe jij het beste werkt.

Ruimte om te groeien

Onze manier van werken en onze bedrijfsstructuur dagen onze mensen uit op een manier die inspireert tot groei, met leren en ontwikkeling ingebouwd in elke functie. We geven individuen zeggenschap over de richting waarin en de snelheid waarmee ze groeien.

Iedereen heeft een stem

We gedijen op gesprekken die nieuwsgierigheid en empathie opwekken. Het maakt niet uit hoe groot of hoe klein, elke stem wordt gehoord, overwogen en gerespecteerd.

Maak je move

De diversiteit van de functies op de wereldwijde locaties van BCD M&E betekent dat onze mensen vaak nieuwe avonturen beleven gedurende hun tijd bij ons.

Wij zorgen voor je

Onze uitgebreide secundaire arbeidsvoorwaarden omvatten een uitgebreide gezondheidszorg, pensioenplannen, ondersteuning bij permanente educatie, diverse werklocaties, kortingen op reizen en hotels, mogelijkheden voor vrijwilligerswerk en duurzaamheid en een succesvol erkenningsprogramma voor werknemers.

Wij geloven in positiviteit – en jij zult je hier helemaal op je plek voelen.

Het begint bij de top: onze leiders inspireren met een positieve mindset, hebben vertrouwen in onze mensen en geloven in ons gezamenlijke succes. Je kunt altijd rekenen op ondersteuning, zowel in kleine als grote stappen van jouw reis.

#LI-MB1

#LI-EM1

#LI-LZ1
#LI-KW1
#LI-Remote

#LI-Hybrid

#LI-Onsite