Projektassistenz (m/w/d)
Summary
Administrative project assistant role in Bayreuth, Germany: supporting a project team by coordinating meetings, events and business travel, preparing documents and presentations, tracking measures and deadlines, and processing orders and invoices in SAP. Core tools are Microsoft Office, MS Teams, SharePoint and SAP.
Wir suchen eine engagierte Projektassistenz (m/w/d) mit umfangreicher Erfahrung in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat bringt eine kaufmännische Ausbildung und fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office-Anwendungen mit. Die Rolle erfordert eine proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, Prioritäten in einem dynamischen Umfeld zu setzen.
Hauptverantwortlichkeiten
Unterstützung eines Projektteams bei der Durchführung administrativer und projektbezogener Aufgaben.
Koordination von Terminen und Organisation von Veranstaltungen sowie Workshops.
Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Entscheidungsgremien.
Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten und Präsentationen.
Führung von Listen zu Maßnahmen und Fristen mit zuverlässiger Nachverfolgung.
Organisation von Besprechungen und Verwaltung projektbezogener Kalender.
Planung von Dienstreisen und Pflege von Zeitdaten in MyHR.
Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen in SAP.
Organisatorische Verwaltung der Projektbüros.
Unterstützung der Einhaltung von Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorgaben.
Wesentliche Anforderungen
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
Idealerweise erste Erfahrung in einer Assistenzfunktion.
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook.
Kenntnisse in MS Teams, SharePoint und SAP von Vorteil.
Selbstständige und proaktive Arbeitsweise in einem dynamischen Projektumfeld.
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
Nice to Have
Erfahrung in projektbezogenen Arbeitsabläufen.
Kenntnisse weiterer relevanter Software-Anwendungen.