Recruiting Coordinator - Remote (Deutschlandweit)

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📌 Deine Mission

Als Recruiting Coordinator (m/w/d)unterstützt du unseren effizienten Hiring- und Onboarding-Prozess organisatorisch und stellst sicher, dass Marketing-Hirings schnell, sauber und professionell ablaufen.

Du koordinierst Interviews, hältst Kandidat/innen und Hiring Manager informiert, pflegst unser Bewerbermanagementsystem (ATS - TeamTailor), führst/moderierst teils Interviews und sorgst für eine reibungslose Candidate Experience.

Der Fokus liegt nicht auf dem Aufbau eines Recruiting-Prozesses, sondern auf exzellenter operativer Umsetzung innerhalb eines bereits funktionierenden Hiring-Setups.

🎯 Deine Aufgaben

• Du koordinierst Hiring-Prozesse für Marketing-Rollen organisatorisch von der Bewerbung bis zum Offer.

• Du planst Interviews, stimmst Termine mit Kandidat/innen und Hiring Managern ab und sorgst für eine klare Kommunikation.

• Du pflegst unser Bewerbermanagementsystem (ATS- TeamTailor) und hältst Kandidatenstatus, Feedbacks und Prozessschritte aktuell.

• Du bereitest Interviewunterlagen, Scoresheets und relevante Informationen für Hiring Manager vor.

• Du unterstützt bei der Kommunikation mit Kandidat/innen, inklusive Einladungen, Follow-ups, Absagen und nächsten Schritten.

• Du hilfst bei der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, insbesondere für Marketing-Rollen.

• Du unterstützt organisatorisch im Offer-Prozess und bei der Vorbereitung des Onboardings.

• Du beteiligst dich in der Interview-Moderation /-Führung

• Du sorgst dafür, dass unser bestehender Hiring-Prozess zuverlässig, effizient und professionell umgesetzt wird.

🚀 Deine Kompetenzen (Hard Skills)

• Must-have:

  • Erfahrung in Recruiting Coordination, HR Operations, Talent Acquisition Support oder vergleichbarer organisatorischer Rolle

  • Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in Terminplanung, Prozesskoordination und Kommunikation

  • Erfahrung mit Bewerbermanagementsystemen oder HR-Tools

  • Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder schnell wachsenden Unternehmen

  • Fähigkeit, mehrere Hiring-Prozesse parallel sauber zu koordinieren

  • Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse

  • Gutes Grundverständnis für Recruiting-Prozesse und Candidate Experience

• Nice-to-have:

  • Erfahrung mit Marketing-Rollen oder Marketing-Teams

  • Erfahrung mit Notion

  • Erfahrung mit LinkedIn, Personio, Greenhouse, Lever, Ashby oder ähnlichen Tools

  • Erfahrung mit Onboarding-Koordination

  • Grundverständnis für Active Sourcing oder Talent Pools, aber kein Muss

• Du bist sehr strukturiert, zuverlässig und detailorientiert.

• Du arbeitest proaktiv, hältst Fristen ein und sorgst dafür, dass keine offenen Punkte liegen bleiben.

• Du kommunizierst freundlich, klar und professionell mit Kandidat/innen, Hiring Managern und internen Teams.

• Du behältst auch bei mehreren parallelen Prozessen den Überblick.

• Du bist serviceorientiert, diskret und hast ein gutes Gespür für eine positive Candidate Experience.

• Du arbeitest gerne operativ und findest es motivierend, Prozesse effizient und sauber umzusetzen.

• Du bist ein/e Botschafter/in unserer Vision, Mission, und Werte.

🏆 Deine Ziele in dieser Rolle (Impact)

• Innerhalb der ersten 6–12 Monate unterstützt du unsere Marketing-Hirings zuverlässig und sorgst dafür, dass Prozesse, Termine, Kommunikation und Dokumentation jederzeit sauber laufen.

• Du stellst sicher, dass Kandidat/innen schnell durch den Prozess geführt werden und Hiring Manager alle relevanten Informationen rechtzeitig erhalten.

• Du verbesserst die operative Qualität im Recruiting durch klare Koordination, saubere ATS-Pflege. reibungslose Interview-Moderation, freundliche & professionelle Interview-Führung und zuverlässige Follow-ups.

• Du unterstützt das Onboarding neuer Mitarbeitender organisatorisch und sorgst für einen strukturierten & erlebnisreichen Start.

🎓 Dein Background – Ausbildung & Erfahrung

• Du bringst Erfahrung in Recruiting Coordination, HR Operations, Talent Acquisition Support, Office Management oder einer vergleichbaren koordinierenden Rolle mit.

• Du hast idealerweise bereits Hiring-Prozesse organisatorisch begleitet und weißt, wie wichtig schnelle Kommunikation, saubere Dokumentation und zuverlässige Terminplanung sind.

• Erfahrung im Marketing-Recruiting ist hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

• Wichtiger als strategische Recruiting-Erfahrung ist deine Fähigkeit, bestehende Prozesse effizient, genau und professionell umzusetzen.

🎁 Was wir dir bieten:

Vergütung & Work-Life-Balance:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Vertrauensarbeitszeit.

• 30 Urlaubstage im Jahr

• 2 zusätzliche Feiertage (24.12, 31.12)

• Großzügiges Weiterbildungsbudget

• Ausgefallene Teamevents

• Innovatives Benefit-Programm

Kommunikation & Vertrauen:

• Eine offene, ehrliche und direkte Kommunikation. Deine Ideen sind willkommen!

• Ein Feedbackgespräch jedes Quartals, um gemeinsam zu wachsen.

Modernes Arbeiten:

• Alles, was du für deinen Arbeitsalltag brauchst: MacBook, Kopfhörer, u.v.m.

• Ein modernes und inspirierendes Arbeitsumfeld in Berlin oder in Konstanz am Bodensee.

Individuelle Weiterbildung:

• Ein Weiterbildungs-Tag pro Monat und ein großzügiges Weiterbildungsbudget für deine persönliche Entwicklung.

Buddy-Programm:

• Ein erfahrener Teamkollege begleitet dich von Anfang an, um dir bei deinem Einstieg zu helfen.

Das Team

• Wir sind ein bunt gemixter Haufen aus unterschiedlichen Nationen mit unterschiedlichen Hintergründen. Wir unterscheiden nicht nach Religion, Geschlecht, Alter, Familienstand… . Für uns steht im Mittelpunkt was du kannst!

🪴Unsere Werte:

MAKE IT HAPPEN 💪🏼

• Ergebnisse erzielen – Übernimm Verantwortung für Problem, Ziel und Ergebnis durch Selbstorganisation und datenbasierte Entscheidungen.

• Mutig sprechen – Fordere Ideen heraus und nenne Probleme direkt, wenn es drauf ankommt.

• Dinge erledigen – Sei pragmatisch, halte den Schwung und bringe Energie rein.

• Wertvolle Wirkung erzeugen – Stelle Lösungen bereit, die unsere Mission und strategischen Ziele vorantreiben.

WIN TOGETHER💚

• Offen und respektvoll kommunizieren – Sei transparent, gehe von guten Absichten aus und stelle dein Ego zurück, wenn du mit anderen interagierst.

• Anderen zum Erfolg verhelfen – Teile proaktiv Wissen, Zeit und Stärken in interdisziplinären Teams.

• Über Kulturen hinweg arbeiten – Lerne aus diversen Perspektiven und passe deinen Stil aktiv an, um vertrauensvolle Zusammenarbeit in diversen Teams zu ermöglichen.

• Teamgeist wecken – Schaffe Momente der Freude und Verbundenheit, die zu großen Erfolgen führen.

SHAPE THE FUTURE🚀

• Experimentieren, um zu lernen – Führe Tests durch, messe Ergebnisse, behandle Fehler als Lernchance und setze Erkenntnisse um.

• Chancen erkennen – Bleib nah am Kunden und Markttrends, um das Nächste zu identifizieren.

• Nutzerzentrierte Innovation bauen – Nutze zuverlässige, datenbasierte Lösungen und Services, die den Maßstab setzen.

• Dich selbst weiterentwickeln – Hinterfrage deine Arbeitsweise, hole Feedback ein und baue deine Fähigkeiten aus.

👉 Klingt nach dir? 📩