人資暨辦公室行政專員

【職務名稱】
人資暨辦公室行政專員
HR & Office Administration Specialist

【關於這份工作】

我們正在尋找一位細心、可靠、能獨立作業的人資暨辦公室行政夥伴，負責維持公司日常行政運作，並處理例行人事作業及不定期的招募需求。

公司目前約56人，組織扁平、溝通直接。本職位以辦公室行政與總務工作為主，人力資源工作為輔。未來招募需求不會非常頻繁，但有職缺時，需要能從履歷搜尋、聯絡應徵者、安排及參與面試，一路協助至錄用與到職。

這不是以大量招募或招募業績為主的職位，也不是單純的文書助理。我們希望找到一位能照顧日常營運細節、主動追蹤事情，並能獨立完成基本HR作業的夥伴。

【主要工作內容】

一、辦公室行政與總務管理
●維持辦公室日常運作及工作環境，包括辦公設備、空調、飲水設備、清潔、門禁及公共區域管理。
●管理文具、辦公用品、衛生用品、零食、飲料、咖啡豆及其他日常物資的採購與庫存。
●擔任房東、大樓管理單位及行政供應商的主要聯絡窗口，處理詢價、叫修、服務追蹤、續約及日常協調事項。
●管理汽機車停車位、員工門禁卡、訪客卡、名片、郵件、快遞及公司用印等行政作業。
●彙整供應商發票、公司信用卡憑證、員工代墊費用及其他請款資料，與會計及相關人員配合完成每月結帳作業。
●建立並維護行政費用、合約、供應商及付款文件等相關紀錄。
●協助銀行水單、匯款通知、發票及會計所需文件的申請、整理與傳送。
●協助員工出差，以及海外同仁或訪客來台所需的機票、住宿、旅平險、簽證文件與相關行政安排。
●協助公司活動、team building、員工健康檢查、按摩服務、講座及其他福利活動的聯繫與執行。
●協助職工福利委員會的行政、費用紀錄、文件整理及外部聯繫事項。
●協助辦公空間調整、資產盤點、設備移交及其他跨部門行政專案。
●處理其他日常行政及主管交辦事項。

二、人力資源與人事行政
●辦理新人報到、試用期追蹤、在職異動、留職停薪及離職等人事程序。
●維護BambooHR或其他人事系統、員工名冊、Headcount及相關人事文件。
●彙整出勤、請假、人員異動及其他人事資料，提供主管、會計師或相關單位使用。
●辦理勞健保、勞退、員工眷屬加退保、團體保險及旅平險等相關行政作業，必要時與會計師或保險公司配合。
●協助員工健康檢查、EAP、教育訓練補助及其他員工福利作業。
●協助外籍員工辦理工作許可、居留證及來台工作所需文件。
●製作或提供在職證明、離職證明及其他例行人事文件。
●協助政府機關的人力、薪資及職類相關調查與定期申報。
●維護基本人事流程與表單，並留意日常作業是否符合台灣勞動法令及公司規範。

三、不定期招募工作
●與用人主管確認職缺內容、必要條件及招募方式。
●在104及其他適合的平台刊登與維護職缺。
●主動搜尋及篩選履歷，電話或透過平台聯絡合適人選。
●安排實體或線上面試，並負責應徵者聯繫及進度追蹤。
●視職缺需要參與面試，記錄重點並協助面試流程順利進行。
●蒐集並整理面試主管的feedback，協助團隊比較及評估人選。
●協助錄用簽核、錄取通知、offer文件及到職前聯繫。
●維護招募紀錄，並讓用人主管掌握各職缺的進度。

【我們希望你具備】

●大學以上學歷，科系不拘；人力資源、企業管理或相關科系尤佳。
●具3年以上人資行政、辦公室行政、總務或綜合管理相關工作經驗。
●曾實際參與招募流程，包括履歷篩選、人才聯繫、面試安排或面試協助。
●具新人報到、員工異動、離職及人事資料管理等實務經驗。
●熟悉Microsoft Office，能使用Excel整理人事、費用及行政資料。
●能以英文閱讀及撰寫一般工作電子郵件，並處理基本英文文件。
●具良好的溝通協調能力，能與員工、主管、應徵者、會計師及供應商合作。
●做事細心、有條理，能同時處理多項工作並主動追蹤進度。
●具責任感、服務意識及良好的個資與機密資料保護觀念。
●願意處理辦公室營運中的大小事項，遇到問題能主動找出合適的處理方式。
●能以英文、英語進行相當程度的工作溝通。

【具備以下條件尤佳】

●曾任職於科技、軟體、遊戲或外商公司。
●具50至100人規模公司的HR與行政工作經驗。
●具104或其他招募平台的人才搜尋經驗。
●具BambooHR或其他HRIS使用經驗。
●熟悉勞健保、勞退及台灣基本勞動法令。
●具外籍員工工作許可、居留證或商務簽證文件協助經驗。
●曾負責辦公室供應商、員工報銷、福利活動、健康檢查或福委會相關作業。

【適合這份工作的你】

你不需要是薪酬、績效制度或組織發展的專家，也不會每天大量招募；但需要能獨立處理日常人事作業，在偶爾出現招募需求時，完整協助主管把流程推進。

你願意處理辦公室日常運作中的各種實際問題，從供應商、設備、費用文件到員工需求，都能判斷優先順序並追蹤完成。你享受把繁雜事項整理得井然有序，也願意成為員工、主管及外部合作單位之間可靠的協調窗口。