Responsable Administration des ventes - F/H CDI

Healthcademia, d’envergure internationale, regroupe des établissements d’enseignement supérieur privé spécialisés dans les formations médicales et paramédicales en initial et en formation continue. Healthcademia compte en France 13 établissements « Institut Supérieur d’Optique » dédiés aux métiers de la Vision, 4 Instituts de Formation « Ecole d’Assas » dédiés aux métiers de rééducation en kinésithérapie, podologie, ergothérapie et imagerie médicale et un département dédié à l’activité Wellness de Formation Professionnelle Continue : « ISPS FP ». Nous formons chaque année 4200 étudiants et 1650 professionnels de santé grâce à notre équipe de passionnés et experts d’environ 600 collaborateurs.

Profil du poste

Rattaché au Responsable Comptable, le Responsable ADV F/H pilote l’activité Administration des Ventes sur l’ensemble des activités de formation du groupe en France. Vous managez une équipe de 5 collaborateurs et garantissez la fiabilité du cycle administratif, contractuel et de facturation, tout en contribuant à l’amélioration continue des processus et à l’accompagnement de la croissance du groupe.

Véritable référent métier, vous travaillez en étroite collaboration avec les directions d’établissement, les équipes commerciales, les financeurs et les services supports afin de sécuriser les opérations et garantir un niveau de qualité de service efficace.

Responsabilités

Management et pilotage de l’activité ADV

• Encadrer, animer et développer une équipe ADV composée de 5 collaborateurs.

• Organiser, répartir et prioriser les activités afin de garantir le respect des délais de traitement.

• Accompagner la montée en compétences des collaborateurs et favoriser leur autonomie.

• Définir et suivre les indicateurs de performance de l’activité.

• Assurer un suivi régulier de la qualité de service et mettre en œuvre les plans d’action nécessaires.

Pilotage opérationnel de l’administration des ventes

• Garantir le bon déroulement du cycle ADV, de la contractualisation à la facturation.

• Sécuriser les processus administratifs liés aux formations initiales et à la formation professionnelle continue.

• Superviser la gestion des contrats, conventions, financements et prises en charge.

• Contrôler la conformité des dossiers administratifs et des éléments de facturation.

• Veiller au respect des exigences réglementaires et contractuelles des organismes financeurs et des clients.

Processus, amélioration continue et projets

• Déployer, harmoniser et faire respecter les procédures ADV au sein des établissements.

• Identifier et mettre en œuvre des actions d’amélioration continue visant à renforcer l’efficacité opérationnelle.

• Participer aux projets de développement, de transformation et d’intégration de nouvelles entités.

• Contribuer à la fiabilisation des données et à l’optimisation des outils de gestion.

• Produire les reportings d’activité et les indicateurs nécessaires au pilotage de l’activité.

Coordination et relation partenaires

• Être l’interlocuteur privilégié des établissements, entreprises clientes et organismes financeurs.

• Accompagner les équipes dans la résolution des situations complexes et des litiges.

• Garantir la qualité des échanges avec les partenaires externes.

• Contribuer au maintien d’une relation de confiance avec l’ensemble des parties prenantes.

NB : Cette liste est non exhaustive et pourra être revue selon les besoins de l’école/du Pôle.

Profil recherché

• Formation supérieure en gestion, administration des ventes, comptabilité ou finance.

• Expérience significative d’au moins 5 ans dans des fonctions similaires avec management d’équipe.

• Expérience acquise dans un environnement en développement, structuration ou transformation fortement appréciée.

• Connaissance impérative des mécanismes de financement de la formation professionnelle continue.

• Maîtrise avancée d’Excel et forte appétence pour les outils de gestion.

• Capacité à allier vision opérationnelle, organisation et amélioration continue.

Connaissances

• Expertise en administration des ventes et en gestion du cycle de facturation.

• Bonne connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle continue.

• Maîtrise de la gestion contractuelle et des exigences de conformité administrative.

• Capacité à piloter l’activité à travers des indicateurs de performance et des tableaux de bord.

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, ainsi que des logiciels de gestion.

• Connaissance des principes de contrôle interne et de fiabilisation des données.

• Capacité à analyser, structurer et optimiser les processus administratifs.

• Compréhension des enjeux organisationnels d’un environnement multi-sites en forte croissance.

Compétences

• Encadrer, animer et développer une équipe dans une logique de performance collective.

• Organiser, coordonner et prioriser les activités dans un environnement multi-sites.

• Piloter l’activité à travers des indicateurs de performance et des tableaux de bord.

• Structurer, harmoniser et optimiser les processus administratifs.

• Conduire des projets transverses et accompagner les évolutions organisationnelles.

• Analyser les situations complexes et proposer des solutions adaptées.

• Collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés et fédérer autour d’objectifs communs.

• Communiquer avec clarté et assurer un niveau de qualité de service.

Qualités

• Rigueur et sens de l’organisation.

• Leadership de proximité.

• Orientation résultats et qualité de service.

• Esprit d’analyse et force de proposition.

• Adaptabilité et réactivité.

• Excellent relationnel et sens de la coopération.

• Capacité à évoluer dans un environnement en forte croissance.

Expérience

• Au moins 5 ans d’expérience dans une fonction ADV avec management d’équipe.

• Expérience réussie du pilotage opérationnel d’une activité administrative et de facturation.

• Pratique des enjeux liés à la formation professionnelle continue et à ses financements.

• Participation à des projets de transformation, de structuration ou d’amélioration continue.

• Expérience de coordination avec des parties prenantes variées (équipes opérationnelles, finance, clients, financeurs).

• Habitude d’évoluer dans un environnement multi-sites et en forte croissance.

Modalités & Avantages 🔍

• Tickets restaurants (10€/jour travaillé. Prise en charge 60% par l’employeur)

• Forfait mobilité durable (58,33€/mois)

• Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur (forfait de base)

• Télétravail possible

Nos étapes de recrutement

👉 Entretien avec la Responsable recrutement en visio

👉 Entretien avec le Responsable comptable (en présentiel)

👉 Entretien avec le Directeur administratif et financier