Responsable departamento administrativo

Buscamos incorporar una persona para asumir la gestión administrativa y económica de la empresa, dando soporte transversal en las áreas de contabilidad, facturación, tesorería, personal, PRL y administración general.

La persona seleccionada tendrá un papel autónomo y de responsabilidad, coordinándose con la dirección, trabajadores, clientes, proveedores, gestoría, mutuas y empresas de prevención.

Principales funcionesAdministración y contabilidad

• Gestión de facturas de gastos y proveedores.
• Control de cuentas bancarias y conciliaciones.
• Gestión y seguimiento de pagos y transferencias.
• Control de gastos realizados mediante tarjetas VISA.
• Seguimiento del cash flow.
• Gestión de inmovilizado: altas, bajas, amortizaciones y operaciones de venta.
• Preparación y presentación de impuestos periódicos y anuales, en coordinación con la gestoría.
• Gestión y seguimiento de préstamos entre sociedades.
• Gestiones administrativas con AEAT y otros organismos.
• Renovación y gestión de certificados digitales y trámites con el Registro Mercantil.

Facturación y gestión de cobros

• Elaboración y seguimiento de ofertas.
• Facturación mensual y de servicios específicos.
• Control de cobros y reclamación de facturas vencidas.
• Gestión económica de contratos de mantenimiento.
• Seguimiento de horas realizadas y compensaciones.
• Aplicación y seguimiento de revisiones de precios e IPC.

Gestión de personal

• Gestión administrativa de las incorporaciones de nuevos trabajadores.
• Coordinación de reconocimientos médicos y formaciones.
• Gestión de altas, bajas y documentación laboral.
• Control de fichajes e incidencias mensuales.
• Preparación de la información necesaria para nóminas.
• Gestión de vacaciones, permisos, bajas IT y cambios de jornada.
• Gestión de bajas voluntarias y despidos, incluyendo saldos y finiquitos.
• Envío y gestión de nóminas y pagos.
• Control de vestuario y EPIs.
• Comunicación de notificaciones al personal y gestión administrativa de sanciones.
• Control y planificación mensual de turnos, retenes, vacaciones y jornadas.

PRL y coordinación de actividades empresariales

• Gestión de documentación CAE para accesos a instalaciones de clientes.
• Gestión de subcontratas y documentación necesaria para los accesos.
• Coordinación con servicios de prevención y mutuas.
• Seguimiento de reconocimientos médicos y formaciones obligatorias.
• Gestión y seguimiento de accidentes de trabajo.
• Participación en reuniones de coordinación CAE con clientes.
• Gestión de formaciones específicas y su correspondiente bonificación.

Administración general

• Gestión de pólizas y seguros de empresa, vehículos, responsabilidad civil y otros activos.
• Gestión de multas y trámites administrativos.
• Gestión de documentación oficial y organismos públicos.
• Publicación y seguimiento de ofertas de empleo en diferentes canales.
• Otras tareas administrativas y de soporte a dirección.

Requisitos

• Formación en Administración y Finanzas, Contabilidad, Relaciones Laborales o similar.
• Experiencia previa en un puesto de administración con funciones contables y/o de gestión de personal.
• Conocimientos de contabilidad y facturación.
• Manejo de herramientas ofimáticas, especialmente Excel.
• Capacidad para trabajar con autonomía y gestionar diferentes tareas simultáneamente.
• Persona organizada, responsable, resolutiva y con atención al detalle.
• Se valorará experiencia en gestión de PRL/CAE y coordinación con gestorías, mutuas y servicios de prevención.

Qué buscamos

Buscamos una persona polivalente y autónoma, capaz de asumir la gestión del día a día administrativo de la empresa y realizar el seguimiento de diferentes áreas.

Importante tener capacidad de organización, criterio para priorizar tareas, discreción en el tratamiento de información y facilidad para relacionarse con trabajadores, clientes, proveedores y colaboradores externos.

Se ofrece

• Incorporación a una empresa estable.
• Puesto con responsabilidad y autonomía.
• Participación transversal en diferentes áreas de la organización.
• Relación directa con dirección.