Responsable du bureau de l'immigration et du bureau de l'accueil et de l'intégration H/F

Sous la responsabilité du directeur territorial et de son adjoint(e), le/la responsable du bureau assure la mise en œuvre des procédures d’immigration familiale et professionnelle (BIM) et d’accueil et d’intégration (BAI) et veille au bon fonctionnement des services par un encadrement adapté aux activités.

Il/elle s'assure également du bon déroulement des marchés de formation et veille au respect du cahier des charges par les prestataires. Il/elle assure le suivi administratif et financier des marchés et participe au contrôle des titulaires des différents marchés contractés.

Management et pilotage des bureaux BIM/BAI

• Répartir les activités, élaborer les plannings des agents
• Organiser les activités des bureaux, les coordonner (le cas échéant en lien avec les autres services de la DT) et les contrôler
• Veiller au respect des dispositifs, au bon fonctionnement des procédures et au niveau de qualité des prestations
• Être un(e) référent(e) pour les agents, leur fournir conseils et informations sur les modalités de mise en œuvre des procédures
• Cohésion d’équipe : organiser les réunions d’équipe, prévenir et gérer les conflits et intégrer les nouveaux agents
• Assurer l’évaluation des agents
• Participer aux réflexions conduites dans le domaine d’activité des bureaux et aux réunions internes de coordination
• Suivre l’évolution de la réglementation en vigueur dans son domaine, diffuser l’information auprès des agents et veiller à son application
  

Suivi d’activité

• Participer à la création d’outils de planification et de suivi
• Préparer et vérifier les données statistiques des bureaux et en assurer la transmission à sa hiérarchie
  

Relations avec les partenaires institutionnels ou privés

• Assurer les liaisons fonctionnelles avec les différents partenaires institutionnels ou privés
• Participer aux réunions extérieures de coordination
• Promouvoir les dispositifs auprès des partenaires
  

Animation des relations avec les prestataires intégration

• Veiller à l’adéquation permanente entre l’offre de service et les besoins de formation
• Préparer les réunions de coordination, les animer sur demande de sa hiérarchie
• Diffuser les consignes du siège auprès des prestataires
• Proposer des améliorations aux prestataires
  

Suivi du dispositif

• Utiliser les outils de suivi de la présence aux formations
• Recueillir et consolider les informations quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi des dispositifs du CIR
• Assurer le suivi quotidien des bons de commande

Suivi et contrôle des marchés du CIR

• S'assurer de la conformité des prestations au regard du CCP
• Notifier au titulaire du marché les manquements aux conditions du CCP
• Alerter la DAF ou la DAI en cas d'incidents
• Identifier les besoins et commander aux titulaires les prestations de service, en lien avec l’agent d’ordonnancement
• Assurer le suivi financier
• Organiser le dispositif de contrôle des prestataires
• Saisir les bons de commande et les Services Faits sur le logiciel PEP Premium

Savoir faire :

• Capacité à manager
• Organiser et planifier les tâches
• Capacité d’adaptation, réactivité
• Relayer et respecter des consignes
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité à rendre compte
• Conduire des réunions internes
• Gérer les relations avec les partenaires concernés

Savoir être :

• Compétences relationnelles
• Savoir gérer ses priorités
• Être polyvalent(e)
• Autonomie et sens de l’initiative
• Disponibilité

Connaissances :

• Réglementation relative aux procédures d’immigration, d’accueil et d’intégration
• Connaissance des applications informatiques métier
• Maîtrise des outils informatiques (Excel, Word)
• Notions de techniques financières et de gestion
• Langues étrangères
• Permis B