Secrétaire administratif au secrétariat commun de la direction H/F TJ La Rochelle

1 poste vacant au 1er mars 2027

Seules les candidatures des fonctionnaires seront étudiées.

Selon le service d'affectation

Secrétaire de direction auprès des chef.fes de juridiction ou auprès du directeur/de la directrice de greffe

• Responsable de la cellule de gestion / service support logistique
• Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique et physique)
• Veille courriel
• Gérer les agendas et préparer les réunions
• Gérer les plannings de réservation
• Élaborer des documents administratifs
• Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers
• Gestion administrative des personnels : constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires ; suivi des congés et autorisations d’absence ; gestion des CET ; gestion des situations médicales (CMO, CLM, CLD) ; constitution des dossiers d’accident de service et de trajet ; Suivi des demandes de temps partiel
• Traitement des demandes d’indemnisation des heures supplémentaires et des astreintes
• Transmission au service des ressources humaines du service administratif régional des informations susceptibles d’affecter la situation administrative des agents
• Recensement et instruction des demandes de mutations et des propositions en matière d’avancement

Responsable de cellule de gestion / service support logistique / Certification d’états de frais et recouvrements :

• saisie dans CHORUS FORMULAIRES des demandes d’achats de l’arrondissement et constats des services faits,
• mise à jour du tableau de suivi de gestion à partir des DA, des cartes achat, des factures scannées et des restitutions CHORUS,
• récolement du tableau de suivi de gestion avec les restitutions de CHORUS,
• suivi de la dotation
• assistance de la directrice de greffe du TJ dans la gestion du budget de fonctionnement
• Prise en charge des aspects logistiques
• Gestion des stocks et des fournitures
• Préparation de la « valise » nouvel arrivant »
• préparation de courriers ; diffusion de courriels ;
• états de vacations ; états de frais ;
• classements et archivage ;
• Certification et vérification d’état de frais
• Etablissement d’états de recouvrement

Assistant.e de direction dans un service du greffe pénal ou civil

• Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique et physique)
• Veille courriel : traitement et réponses ; Courrier : tri et distribution au sein du service
• Gérer les agendas et préparer les réunions, les plannings d’audience…
• Gérer les plannings
• Élaborer des documents administratifs, rapports, inventaires et comptes rendus
• Enregistrements et saisies dans les applicatifs métiers (au pénal CASSIOPEE ; au civil WINCI TGI ou X-TI
• Ouverture et gestion des dossiers : vérification de la complétude, demande de pièces, convocations, notifications
• Classement et archivage
• Statistiques et tableau de bord

Compétences requises :

Connaissances

• Organisation judiciaire et administrative
• Logiciels de bureautique (Excel ; Word ; Libre Office
• Applicatifs métiers (en fonction du service civil, pénal ou support)
• Techniques de secrétariat
• Statuts de la fonction publique

Savoir-faire

• Alimenter les tableaux de bord et statistiques
• Appliquer les textes législatifs et règlementaires
• Maîtriser les nouvelles technologies
• Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi
• Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Savoir-être

• Avoir le sens de l’organisation
• Savoir travailler en équipe

Documents à transmettre