Secrétaire administratif / Secrétaire administrative

1. Gestion administrative et documentaire

Traitement du courrier : Réception, tri, enregistrement et distribution du courrier (physique et électronique) ; rédaction et expédition des réponses.
Gestion des dossiers : Création, mise à jour, classement et archivage (physique et numérique) des dossiers administratifs pour garantir leur traçabilité.
Saisie et traitement de données : Saisie de données alphanumériques, mise à jour de bases de données et réalisation de tableaux de bord de suivi.
Rédaction : Rédaction de notes internes, de comptes rendus de réunions et de courriers types.

2. Gestion commerciale et suivi de facturation

Gestion des devis : Établissement des devis selon les éléments fournis, envoi aux clients et suivi des acceptations ou des relances de devis en attente.
Facturation : Émission des factures conformément aux commandes ou aux prestations réalisées, et vérification de leur conformité.
Pointage et contrôle : Réalisation du pointage des éléments (comparaison entre les commandes, les bons de livraison et les factures) pour assurer l'exactitude des données.
Suivi des comptes clients : Suivi des encaissements, pointage des règlements et identification des écarts.
Relance client : Mise en œuvre des procédures de relance (amiables par téléphone ou mail) en cas d'impayés ou de retard de règlement, dans le respect de l'image de l'entreprise.

3. Accueil et communication

Accueil téléphonique : Gestion du standard, filtrage des appels, prise de messages et transfert vers les interlocuteurs concernés.
Diffusion de l'information : Transmission des informations et des directives auprès des membres du service ou des partenaires.

Compétences techniques

Maîtrise de la bureautique : Utilisation avancée du Pack Office (Word, Excel pour les tableaux de suivi, Outlook).
Gestion comptable de premier niveau : Compréhension du cycle de vente et des notions de base de facturation.
Qualités rédactionnelles : Excellente maîtrise de l'orthographe, de la syntaxe et des règles de présentation.
Gestion documentaire : Maîtrise des méthodes de classement et de gestion des flux d'informations.

Qualités professionnelles

Rigueur et organisation : Précision indispensable pour le pointage et la gestion des factures ; capacité à gérer les priorités.
Discrétion et confidentialité : Respect absolu du secret professionnel, notamment lors de la gestion des données financières et des règlements.
Aisance relationnelle et diplomatie : Capacité à communiquer avec courtoisie, particulièrement lors des phases de relance client.
Autonomie : Capacité à piloter ses dossiers de gestion de manière indépendante.

20 heures semaine.