Secrétaire d'accueil H/F

Vos missions:

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement.
Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants.
• Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations.
• Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.

Gestion administrative

• Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
• Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion.
• Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi.
• Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable.
• Assurer la gestion et le suivi des commandes de l'établissement destinés aux différents services de l'établissement.

Suivi des usagers

• Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties.
• Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH.).
• Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis.
• Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.

Profil recherché :
Formation

• Bac professionnel Gestion-Administration, Secrétariat ou BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Gestion de la PME ou équivalent.

Expérience

• Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée.
• Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout.

Compétences

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Aisance dans la rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.
• Bonne capacité d'organisation, de planification et de gestion des priorités.
• Connaissance des procédures administratives courantes et des outils de gestion documentaire.

Qualités personnelles

• Sens de l'accueil et excellent relationnel.
• Organisation, rigueur et autonomie.
• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Esprit d'équipe et sens du service.
• Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.
• Capacité d'adaptation auprès de publics en situation de vulnérabilité.