Secrétaire du directeur

Vos missions en quelques mots

Activités principales du poste :
- Assurer le secrétariat des cadres de l’échelon central (périmètre défini par note d’organisation),
- Gestion des décisions de réception (DR) et des PV de constatations d’acompte (PVCA),
- Mise en ligne des publications sur le portail PFI,
- Gestion du courrier postal et électronique en lien avec l’Atlas local, gestion de la boîte fonctionnelle
- MàJ périodique des organigrammes du Service,
- Gestion des Ordres de Missions (OM) et des Etats de Frais (EF) de la Direction (application Chorus DT),
- Préparation et gestion des nouveaux arrivants (circuit arrivée/départ/demandes GSI/création de la fiche Annudef),
- Réservation des véhicules via ARTEMIS
- Contribution à l’organisation d’évènements (CODIR élargi, webinaires, séminaires, journées nouveaux arrivants),
- Gestion informatique et téléphonie via GSI et EUREKA
- Relations avec le comité social local.

2. Assurer une continuité de service en matière de secrétariat de direction (tâches prioritaires ou urgentes) en cas d’absence d’un assistant de l’échelon central pour les cadres habituellement soutenus par celui-ci.

3. En cas d’absence ou forte charge de l’assistance de l’échelon central ayant une fonction de chargée d’administration de proximité (activités de secrétariat RH), contribuer au traitement de dossiers RH non complexes (télétravail, congés, réserve) ou urgents (accident, fin d’essai) en lien avec le Bureau RH et le sous-directeur AG.

Profil recherché

- Techniques de secrétariat
- Statut des personnels-

- Connaissance du milieu professionnel
- Autonomie initiative
- Organisation du travail
- Organisation, méthode
- Sociabilité
- Autonomie initiative
- Souci du client