Secrétaire du lycée professionnel maritime de Ciboure (H/F)

Le poste de secrétaire est un poste clé pour le bon fonctionnement de l'établissement scolaire, à l'interaction interne des différents services qui le composent et en relation avec les interlocuteurs externes.
Il vient en appui au chef d'établissement et à l'équipe de direction.

Secrétariat :
- Gérer le planning de rendez-vous et le secrétariat du directeur et contrôler les échéances
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité et le traitement du courrier et des courriels
- Gérer des dossiers spécifiques et des événements en lien avec l'activité de l'établissement, en fonction des besoins des différents services
- Préparer et organiser les séances du conseil d'administration, y compris prise de note et rédaction du procès-verbal et lien avec les autorités de contrôle
- Gestion des dossiers de bourses nationales et du Fonds Social Lycéen (FSL)
- Participer activement à la promotion de l'établissement et des métiers de la mer : communication, cartes de voeux, collecte taxe d'apprentissage, journées portes ouvertes, etc.
- Participer et rédiger le compte-rendu de la réunion pédagogique bimensuelle, diffusion du compte-rendu du CODIR
- Archiver physiquement et électroniquement les documents traités
- Aide ponctuelle à l'accueil physique et téléphonique du lycée des différents interlocuteurs
- Au besoin, assurer la frappe, la relecture, la mise en forme et la valorisation de supports écrits et assurer la prise de notes et la rédaction de compte-rendu des réunions

Gestion des ressources humaines :
- Gestion du personnel (contrat de travail et mise en paiement, arrêt maladie, suivi médical, avancement-promotion, mobilités, demande de formation, état des grévistes...)
- Suivi des élections professionnelles, compte épargne temps (CET), forfait mobilités durables (FMD)
- Gestion des déplacements et missions des agents
- Gestion des dossiers contentieux
- Mise à jour et transmission du livret d'accueil, de l'organigramme et des listes du personnel
- Centralisation et aide au traitement/archivage des dossiers RH de l'ensemble des agents de l'établissement en lien avec les N+1.

Liaison hiérarchique :
Le poste de secrétaire de direction est positionné auprès du Directeur et est en lien direct avec l'équipe de direction : Directeur, Directeur Adjoint, Secrétaire Générale et Conseillère Principale d'Éducation.
- Interlocuteurs internes : Équipe de direction, documentaliste, infirmière, vie scolaire, enseignants, élèves et Formation Continue
- Interlocuteurs externes : directions et services des tutelles, partenaires de l'établissement, familles, service social maritime, autres établissements.

Compétences opérationnelles :
- Accueillir et prendre des messages
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger et mettre en forme les documents
- Accueillir les populations concernées
- Travailler en équipe
- Structurer son travail
- Savoir planifier et respecter les délais
- Utiliser les outils bureautiques
- Savoir gérer les aléas,
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Savoir rendre compte
- Apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques : pack office, messagerie, pronote, orchidée, résana...

Compétences relationnelles :
- Discrétion et confidentialité
- Sens de l'organisation, respect des échéances
- Savoir travailler en transversalité
- Capacité d'adaptation et polyvalence
- Réactivité,
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel

Connaissances :
- Organisation du système éducatif, notions de fonctionnement des instances en établissement public local d'enseignement
- Techniques de communication écrite et orale, bon rédactionnel et orthographe.

Documents à transmettre

Personnes à contacter