Secrétaire général de mairie (h/f) - COMMUNE D'AUGE

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

‐ Bâtir une relation de confiance avec le Maire et les adjoints

1 - Secrétariat du Conseil municipal :
‐ Établir et adresser les convocations,
‐ Rédiger les délibérations, le compte-rendu et le procès-verbal ainsi que les arrêtés du maire.
‐ Veiller à la transmission des actes au contrôle de légalité
- Assister et conseiller les élus lors des commissions

2 - Préparation et rédaction des documents budgétaires et comptables :
‐ Réaliser des prévisions budgétaires (masse salariale, formations, coût lié au personnel, montant des investissements…)
‐ Préparer et suivre l’exécution du budget
- Engagements des dépenses et des recettes.
‐ Préparer et suivre les dossiers de subventions
‐ Rédiger et suivre les marchés publics

3 - Gestion du personnel :
‐ Veiller à la tenue et à la mise à jour du dossier individuel de l’agent
‐ Assurer le suivi de carrière des agents
‐ Rédiger les arrêtés et les contrats
‐ Préparation et mandatement de la paie
‐ Préparer les demandes de saisine de la CAP et du CST
‐ Assurer la gestion administrative du temps de travail
(planning, congés annuels, gestion des absences, Compte-épargne temps…)
‐ Établir des dossiers retraite
‐ Assurer le suivi des formations et des habilitations (élaboration du plan de formation)
‐ Conseiller et renseigner les agents sur la carrière
‐ Diffuser les informations auprès des agents
- Collecter des données pour le Rapport Social Unique

4 - Suivi des dossiers assurance (personnel, bâtiments, responsabilité civile…)

5 - Accueil et renseignement de la population en l'absence de l'agent d'accueil

6 - Gestion des affaires générales :
‐ Préparer et mettre en forme les actes administratifs du Maire et les actes d’état-civil,
‐ Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
‐ Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d’urbanisme en l'absence de l'agent d'accueil

7 - Gestion des équipements communaux :
‐ Planifier la gestion des locaux et des équipements
‐ Définir les besoins en matériels et en équipements
‐ Évaluer le patrimoine et les risques
- Suivre les travaux

8 - Gérer et développer les liens avec les structures intercommunales et les partenaires

9 - Encadrement du personnel :
‐ Établir les fiches de postes
‐ Planifier les tâches
‐ Organiser et suivre les différentes activités
‐ Coordonner les équipes
‐ Gérer les problèmes organisationnels et relationnels
‐ Conduire les entretiens d’évaluation

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ÊTRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer d'une capacité à animer des équipes et de capacités managériales ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.