Secrétaire général(e) au collège de la fontaine des prés à SENLIS

Description du poste (responsabilités, missions, attributions et activités) :

Membre de l’équipe de direction, le/a secrétaire général(e) seconde la cheffe d’établissement dans la gestion administrative, budgétaire, matérielle et financière du collège.

Il/Elle contribue au pilotage de l’établissement dans son champ de compétences et assure une fonction de conseil, d’anticipation et d’alerte auprès de la cheffe d’établissement.

Le/a secrétaire générale :

• participe aux réunions de l’équipe de direction ;
• apporte son expertise administrative, financière et matérielle ;
• prépare les dossiers relevant de son domaine pour le conseil d’administration ;
• contribue à la mise en œuvre du projet d’établissement ;
• assure une information régulière de la cheffe d’établissement sur les dossiers en cours et les échéances à anticiper.

Gestion budgétaire et financière

• Préparer le budget en lien avec la cheffe d’établissement et en assurer le suivi.
• Suivre les dépenses, recettes, commandes, contrats et conventions.
• Veiller au respect des procédures budgétaires et comptables.
• Produire les éléments de suivi nécessaires au pilotage financier.
• Assurer le lien avec l’agent comptable.

Gestion matérielle et logistique

• Organiser le fonctionnement matériel de l’établissement.
• Suivre l’entretien, la maintenance et la sécurité des locaux et équipements.
• Programmer et suivre les travaux et investissements.
• Assurer le lien avec la collectivité territoriale.
• Organiser les achats, suivre les stocks et les inventaires.

Encadrement des personnels

• Organiser et coordonner l’activité des personnels relevant de son champ de responsabilité.
• Veiller à la continuité et à la qualité du service.
• Accompagner les personnels et participer à leur évaluation.
• Anticiper les difficultés et en rendre compte à la cheffe d’établissement.

Sécurité

• Participer à la mise en œuvre de la politique de sécurité de l’établissement.
• Assurer le suivi des contrôles réglementaires, registres et contrats de maintenance.
• Contribuer au suivi du DUERP et des exercices de sécurité.
• Alerter immédiatement la cheffe d’établissement de toute situation présentant un risque.

Sécurité

• Participer à la mise en œuvre de la politique de sécurité de l’établissement.
• Assurer le suivi des contrôles réglementaires, registres et contrats de maintenance.
• Contribuer au suivi du DUERP et des exercices de sécurité.
• Alerter immédiatement la cheffe d’établissement de toute situation présentant un risque.

Connaissances :

• Système éducatif et ses enjeux
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Achat public
• Droit public
• Réglementation et techniques de la comptabilité budgétaire
• Management et gestion RH
• Organisation
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité
• Systèmes d'information

Compétences attendues :

• Maîtrise du fonctionnement administratif, budgétaire et financier d’un EPLE.
• Capacité d’organisation, de planification et d’encadrement.
• Rigueur, autonomie et réactivité.
• Capacité à hiérarchiser les priorités et à respecter les échéances.
• Capacité d’anticipation et de proposition.
• Aptitude au travail en équipe.
• Qualités relationnelles et sens du service public.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Capacité à rendre compte et à alerter.

Documents à transmettre