Secretaria

Objetivo del puesto: Brindar apoyo administrativo y operativo, garantizando un servicio al cliente interno y externo eficiente, así como el correcto control de facturación, cobros, documentación y procesos administrativos del área. Funciones y responsabilidades:

- Brindar servicio al cliente interno y externo (equipo de trabajo, inquilinos y visitantes) de forma presencial, telefónica y digital.

- Elaborar y enviar cartas, memorándum, circulares, avisos de cobro, notas de entrega y demás documentación administrativa.

- Emitir facturas mensuales y especiales (CompassBAC, parqueo mensual y otros servicios) mediante los sistemas Eshop, Infile y SAP.

- Enviar facturas de cobros mensuales a inquilinos y clientes de parqueo mensual.

- Elaborar e integrar documentación mensual para el contador.

- Mantener ordenado el archivo físico y digital.

- Realizar cotizaciones de servicios y productos según requerimientos.

- Elaborar cortes diarios de máquinas de cobro, caja y facturación.

- Realizar el conteo diario de efectivo en máquinas de cobro de parqueo y coordinar depósitos bancarios diarios.

- Llevar el control de cortes de máquinas, caja y facturas FEL de parqueo.

- Reenviar correos de constancias de transferencia por pagos con tarjeta de crédito al área de facturación.

- Recibir facturas físicas de proveedores y gestionar la solicitud de emisión de cheques.

- Confirmar y entregar cheques a proveedores en días y horarios establecidos.

- Llevar el control de horarios del personal de mantenimiento, limpieza, seguridad y jardinería.

- Supervisar y controlar artículos y productos de limpieza.

- Gestionar altas y bajas del servicio de parqueo mensual.

- Mantener un control actualizado del servicio de parqueo mensual contratado por inquilinos y usuarios externos.

- Ejecutar el bloqueo y desbloqueo de tarjetas de acceso por incumplimiento de pago.

- Alimentar el reporte diario de conteo peatonal y comensales.

- Elaborar reportes de tráfico.

- Brindar apoyo a la gestión administrativa de medios publicitarios y mercadeo, coordinando con agencia e inquilinos la toma de fotografías y creación de contenido digital.

- Realizar cualquier otra función asignada por el jefe inmediato.

Requisitos del puesto:

- Diversificado: Secretariado (recién graduada).

- Experiencia: Sin experiencia (ideal). O experiencia mínima de 1 año en puestos administrativos o de servicio al cliente.

- Manejo básico de herramientas de ofimática.

- Habilidad para la organización, atención al detalle y trabajo multitarea.

- Buenas habilidades de comunicación y servicio al cliente.

Horario: Lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., Sábados de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Requisitos