Secretária(o) Administrativa(o)

Descrição da Vaga

Como Secretária(o) Administrativa(o) na Matria, você será o ponto de contato do nosso escritório: a pessoa que garante que ele esteja aberto, abastecido, limpo e pronto para receber o time e os clientes todos os dias. A atuação é operacional e prática, com reporte ao Administrative Lead, cuidando de recepção, compras do dia a dia, estoque e rotina de limpeza.

Atuação Prática

• Abrir o escritório nos horários definidos, controlando o acesso de visitantes, entregas e prestadores.
• Recepcionar clientes e visitantes, preparar as salas de reunião e servir café, água e lanches.
• Fazer as compras recorrentes de copa, limpeza e material de escritório, com cotação simples, dentro do orçamento e do processo de compras da empresa.
• Controlar o estoque com planilha, fazer contagens periódicas e repor antes de faltar.
• Coordenar a rotina da equipe de limpeza (escala, checklist e qualidade) e acompanhar os prestadores de manutenção.
• Receber correspondências e encomendas e distribuir para as pessoas.
• Organizar reservas de salas e apoiar eventos internos e reuniões com clientes.
• Prestar contas das pequenas despesas com notas fiscais e comprovante à contabilidade da empresa.

Requisitos

• Ensino médio completo.
• Experiência em recepção, secretaria ou rotinas administrativas.
• Pontualidade e disponibilidade para chegar no início do expediente.
• Cordialidade, comunicação clara e boa apresentação no atendimento a clientes.
• Organização e atenção a detalhes para controlar estoque e compras.
• Conhecimento básico de planilhas, e-mail e WhatsApp corporativo

Diferencial

• Ensino superior em andamento ou concluído.
• Experiência em escritório corporativo, coworking, hotelaria ou clínicas.
• Vivência com controle de estoque e compras.
• Inglês e/ou espanho básico para receber visitantes estrangeiros.