Secretário
Description
Estamos em busca de uma Secretária Executiva altamente organizada e proativa para atuar na gestão das atividades do executivo. As principais atribuições incluem:
- Administrar e estruturar a agenda pessoal e profissional do executivo, garantindo a otimização do tempo. - Agendar, confirmar e coordenar reuniões, compromissos, eventos e consultas.
- Monitorar compromissos e prazos, assegurando a eficiência na execução das atividades.
- Gerenciar reservas de restaurantes, hotéis, passagens e transporte, além de cuidar da logística de viagens nacionais e internacionais.
- Controlar e organizar documentos pessoais, contratos e arquivos, mantendo a confidencialidade das informações.
- Acompanhar pagamentos, vencimentos e assinaturas, além de outras rotinas administrativas relacionadas à vida pessoal do executivo.
- Interagir com prestadores de serviços e fornecedores conforme orientações, além de solicitar orçamentos e gerenciar contratações.
- Organizar compromissos sociais e institucionais, bem como eventos de interesse do executivo. - Realizar compras, encomendas e atender a solicitações pessoais diversas.
- Acompanhar manutenções e serviços relacionados à residência, quando necessário.
- Organizar correspondências, entregas e recebimentos de documentos.
- Conduzir pesquisas e buscar informações que apoiem a tomada de decisões do executivo.
- Elaborar planilhas, controles e listas de acompanhamento, assegurando a eficácia nos follow-ups.
- Antecipar necessidades e identificar pendências, contribuindo para uma rotina fluida e produtiva.
- Manter o tratamento de informações pessoais e profissionais com total discrição.
- Apoiar em demandas extraordinárias, sempre dentro da natureza da função.
Se você é comprometida, possui habilidades de comunicação e está pronta para fazer a diferença no dia a dia de um executivo, esta pode ser a oportunidade ideal para você!