Секретарь

Обязанности:
Организационно-техническое обеспечение. Создаёт условия для эффективной работы: обеспечивает руководителя канцтоварами, следит за исправностью оргтехники, организует пространство (например, сервирует чайный стол). Работа с корреспонденцией. Принимает входящую почту, фильтрует её и передаёт нужным исполнителям или в подразделения. По поручению составляет письма, запросы, готовит ответы авторам. Документооборот. Ведёт делопроизводство в том числе в электронном виде: регистрирует документы, ведёт картотеки, формирует дела по утверждённой номенклатуре, обеспечивает их сохранность и вовремя сдаёт в архив. Проверяет проекты документов перед передачей руководителю на подпись, помогает с редактированием. Планирование и координация. Помогает руководителю планировать время: составляет расписание, согласовывает встречи, совещания, заседания. Ведёт органайзер, предупреждает о приближающихся событиях, формирует резерв времени на непредвиденные задачи. Организует телефонные переговоры: ведёт базу контактов, соединяет абонента, регистрирует звонки, в отсутствие руководителя фиксирует полученную информацию и доводит её до его сведения. Подготовка мероприятий. Участвует в организации заседаний и совещаний: собирает материалы, оповещает участников (о времени, месте, повестке), ведёт и оформляет протоколы. Контроль исполнения. Следит, чтобы структурные подразделения и исполнители выполняли поручения руководителя в срок. Ведёт текущий и предупредительный контроль, фиксирует исполнение, при необходимости составляет отчёты Работа с посетителями. Организует личный приём: устанавливает порядок приёма для разных категорий, ведёт журналы записи, регистрирует гостей, содействует в рассмотрении просьб и предложений.

Требования:
не требуется