Секретарь
Summary
Administrative assistant role supporting executives with correspondence, document management, and office operations in a property management company.
Обязанности:
Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора и управляющего директора. Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной офисной техники и оборудования, предназначенных для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений руководством предприятия. Принимать документы и личные заявления на подпись и рассмотрение руководителя. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Контролировать соблюдение сроков рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать их регистрацию и учет. Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать полученную в отсутствие руководителя информацию и своевременно доводить ее до его сведения.
Требования:
Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности Управляющей компании. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений. Организацию делопроизводства. Методы оформления и обработки документов. Основы архивного дела. Правила пользования и эксплуатации ПК и иной офисной техники. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правила печатания деловых писем с использованием типовых форм. Основы этики и эстетики. Правила делового общения. Основы законодательства о труде. Правила внутреннего трудового распорядка предприятия. Правила и нормы охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты Жилищный кодекс РФ.