Секретарь

Обязанности:
Работа с корреспонденцией, официальными записями и всеми документами, необходимыми компании или ее подразделениям. Ответственность за правильную и своевременную передачу документов. Обеспечивает выполнение правил и норм оформления, сроков подготовки и отправки документов Подразделения. Обеспечение установленного порядка работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию. Составление и ведение номенклатуры дел Подразделения, формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдачи в архив в установленные сроки. Направляет клиентов / контрагентов к нужным им сотрудникам. Организация работы кабинета руководителя, вызов и обслуживание посетителей, заказ пропусков для внешних посетителей. Отвечает на входящие звонки и разбирает почту. Справочно-информационное обслуживание сотрудников Подразделения, создание и ведение списка мобильных телефонов сотрудников Подразделения, графика отпусков сотрудников Подразделения. Контроль за соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя Подразделения. Документальное оформление решений, принятых руководителем Подразделения. Организация контроля исполнения поручений в КАСУД. Своевременная организация информирования сотрудников Подразделения о НМД Компании в КАСУД. Формирование графиков выхода сотрудников Подразделения в офис в системе СУОП. Своевременное информирование в установленные сроки и в утвержденной форме ответственного сотрудника Департамента кадровой политики о временном отсутствии работников Подразделения на рабочем месте.

Требования:
Высшее образование. Опыт работы не менее 3-х лет на аналогичной должности и знание основных правил работы офиса. Знание инструкции по делопроизводству. Знание правил деловой переписки. Знание Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 N 125-ФЗ. Знание основ ведения бухгалтерского и налогового учёта, формирование финансовой отчётности. Навыки эффективной коммуникации и деловой этики.