Секретарь приёмной руководителя
Summary
Organizes an executive’s reception, handles phone calls, manages official correspondence, and maintains regulated document workflow in a government office.
Обязанности:
Основные обязанности: организовывать работу приёмной и оказывать административную поддержку руководителю; принимать, распределять и фиксировать входящие звонки, переключать на ответственных сотрудников, вести журнал телефонограмм; управлять потоком входящей и исходящей корреспонденции: сортировать, регистрировать, контролировать сроки ответов; готовить официальные запросы, письма и обращения (в том числе в госорганы и подведомственные структуры) с соблюдением норм официально‑делового стиля; вести деловую переписку, проверять тексты на грамотность и соответствие стандартам учреждения; оформлять документы в соответствии с правилами делопроизводства; работать в системе электронного документооборота: регистрировать документы, отслеживать маршруты и сроки исполнения, контролировать статусы; формировать отчётные формы, реестры, сводки и выборки данных в том числе в Excel; выполнять копирование, сканирование, подшивку документов, работать с оргтехникой (МФУ, факс и т. п.); выполнять оперативные поручения руководителя, расставляя приоритеты по срочности и значимости; поддерживать порядок в приёмной, обеспечивать комфортные условия для посетителей и эффективную коммуникацию между руководителем и внутренними/внешними контрагентами. Требования к кандидату: опыт работы секретарём, помощником или делопроизводителем в государственных учреждениях (обязательно понимание специфики документооборота и регламентированных сроков ответов); уверенное владение Microsoft Office: Word (форматирование, стили, шаблоны, слияния), Excel (таблицы, формулы, базовые сводные таблицы, фильтрация и сортировка данных); высокая скорость печати; грамотная устная и письменная речь, отличное знание норм русского языка; внимательность к деталям, умение работать с регламентированными сроками и большим объёмом информации; стрессоустойчивость, способность сохранять спокойствие в напряжённых ситуациях и корректно вести диалог с разными категориями посетителей и собеседников; доброжелательность, клиентоориентированность, соблюдение делового этикета и конфиденциальности. Условия: график работы: сменный 1/1, гибкий (в паре с коллегой), 11 рабочих дней в месяце; заработная плата: 100 000 рублей на руки