Секретарь-референт
Обязанности:
Фильтрация входящих и исходящих писем и подготовка ответов на них Ведение календаря руководителя: планирование встреч, согласование времени, предупреждение конфликтов и контроль соблюдения расписания Организация приема посетителей Подготовка документов для подписания, оформление доверенностей, сопроводительных писем и протоколов встреч Координация командировок: бронирование транспорта и вариантов размещения, оформление командировочных документов Ведение документооборота в приемной генерального директора Работа с офисной техникой, организация ремонта/обслуживания, обеспечение офисных затрат/закупок по мелким поручениям для приемной Сбор и подготовка материалов для совещаний и презентаций, подготовка справок и кратких аналитических выжимок по запросу руководителя Контроль исполнения поручений руководителя: коммуникация с ответственными, напоминания и составление сводок Соблюдение конфиденциальности и корпоративной этики при работе с документами и персональной информацией
Требования:
Владение основами делопроизводства и документооборота: свободное владение нормативной базой по делопроизводству (ГОСТы), знание видов документов, сроков хранения, порядка составления номенклатуры дел и передачи дел в архив Знание правил делового общения и этики, включая речевой этикет Знание правил работы с конфиденциальной информацией Владение основами организации труда, планирования рабочего времени Знание требований охраны труда Умения и навыки Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint) Опыт работы с электронным документооборотом (1С:ЭДО) Работа с информацией и документами: умение собирать, обрабатывать, анализировать данные, составлять и редактировать документы (письма, протоколы) Организационные навыки: планирование рабочего времени руководителя, координация встреч и мероприятий, контроль исполнения поручений Коммуникативные навыки: грамотной речью для корректного приема посетителей генерального директора, умение вести деловую переписку (email, мессенджеры) Технические навыки: навыки скоростного письма, записи и расшифровки аудио Навыки работы с офисной техникой (принтер, сканер) Секретарь должен быть готов к выполнению протокольных и сервисных функций, в частности, уметь профессионально готовить и подавать кофе и другие напитки для генерального директора и его гостей, а также поддерживать порядок в приемной генерального директора Личностные качества Организованность и умение управлять временем Стрессоустойчивость и адаптивность (работа часто идёт в условиях дедлайнов и неожиданных изменений) Коммуникабельность и эмоциональный интеллект Ответственность и безупречная деловая репутация Проактивность и готовность учиться