Секретарь руководителя

Обязанности:
1. Организация и обеспечение работы приемной главы округа. 2. Организация приема граждан по личным вопросам. 3. Учет, систематизация и регистрация в журнале регистрации и в системе электронного документооборота письменных и устных обращений граждан, поступающих главе округа и в администрацию округа. 4. Изучение, обобщение и анализ вопросов, обозначаемых гражданами в письмах и на личном приеме, подготовка информационных материалов, отчетов о характере вопросов, поднимаемых гражданами. 5. Контроль за сроками рассмотрения обращений граждан, напоминание исполнителям о документах, находящихся на контроле. 6. Учет прохождения документов, контроль над их исполнением, выдача необходимых справок по зарегистрированным документальным материалам из системы электронного документооборота. 7. Регистрация входящей и исходящей корреспонденции в системе электронного документооборота. Проверка правильности их оформления, наличия подписей и приложений, направление документов согласно резолюции руководства. 8. Отправление документов по средствам факсимильной связи, электронной почте. 9. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. 10. Составление писем, запросов, справок, ответов авторам писем по поручению руководства. 11. Сканирование документов для формирования банка данных в системе электронного документооборота. 12. Выполнение копировальных работ документов на основании списка рассылки и резолюций руководства. 13. Сбор необходимых руководству сведений и материалов. 14. Организация встреч руководства с работниками администрации округа, руководителями организаций, предприятий, учреждений, общественными организациями. 15. Организация телефонных переговоров руководства, прием и передача телефонограмм, запись в их отсутствии принятых сообщений и доведение содержания сообщений до их сведения. 16. Участие в подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководством, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания. 17. Прием и контроль (с проставлением необходимых отметок) доставляемых подписных изданий, корреспонденции. Формирование и передача в структурные подразделения администрации округа, полученной корреспонденции.

Требования:
1. Соблюдение установленных правил внутреннего трудового распорядка, порядка работы со служебной информацией, кодекса этики и служебного поведения, правил пожарной безопасности и охраны труда. 2. Не разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство.