Секретарь руководителя
Summary
Administrative assistant role managing correspondence, documents, and office workflow for a school director in Russia.
Обязанности:
Приём поступающей корреспонденции и передача её в соответствии с указаниями директора в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведение делопроизводства . Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. Оформление личных дел принятых на обучение. Ведение алфавитной книги обучающихся и учёта часов учебной работы работников. Обработка и оформление сдачи личных дел обучающихся в архив. Выполнение операций с применением компьютерной техники по программам для сбора, обработки и представления информации. Следить за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам обращений. Контролировать исполнение работниками изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков исполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль. Работать в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполнять правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования:
Знания: основы делопроизводства и документооборота; нормы делового общения и корпоративной этики; основы планирования и организации рабочего времени. Умения: уверенно пользоваться компьютерными и корпоративными программами (Excel, Word, PowerPoint и т. д.); составлять и редактировать документы (договоры, отчёты, презентации); обрабатывать и сортировать входящую и исходящую корреспонденцию; работать с офисной техникой (принтер, сканер и т. д.);