Секретарь учебной части (диспетчер)

Обязанности:
У секретаря учебной части в школе довольно широкий круг задач он как связующее звено между администрацией, педагогами, учениками и родителями, а ещё держит в порядке весь документооборот. Я подобрала основные обязанности, которые обычно в него входят (хотя в разных школах детали могут чуть отличаться всё закрепляет должностная инструкция). Работа с корреспонденцией. Принимает входящие письма, документы на имя директора, систематизирует их и передаёт дальше в нужные подразделения или конкретным исполнителям для работы или подготовки ответа. Делопроизводство. Ведёт документацию как в бумажном, так и в электронном виде: оформляет проекты приказов и распоряжений (например, о движении учащихся зачисление, отчисление), оформляет личные дела учеников, ведёт алфавитную книгу обучающихся. Также может вести учёт часов учебной работы сотрудников. обеспечение. Участвует в оформлении кадровых документов: личных дел сотрудников, трудовых книжек, трудовых договоров. Следит за их сохранностью. Подготовка документов по поручению. По заданию директора или заместителя директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Контроль исполнения. Следит, чтобы сотрудники выполняли изданные приказы и распоряжения, а также соблюдали сроки, которые поставил руководитель. Организация мероприятий. Помогает готовить заседания педагогического совета, совещания, общие собрания работников. Собирает материалы, оповещает участников о времени, месте и повестке, проводит регистрацию. Работа с запросами. Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, содействует оперативному рассмотрению просьб, жалоб и предложений. Выдает справки и выписки по запросу. Архивная работа. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив. Использование ИТ. Работает с текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами для сбора, обработки и представления информации. Иногда заполняет отчёты в специализированных информационных системах (например, Сетевой город, Электронный дневник ). Организационные задачи. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует служебную информацию для директора, организует телефонные переговоры. infourok.ru Соблюдение норм. Следит за соблюдением правил охраны труда, пожарной безопасности, внутреннего трудового распорядка. Несколько важных нюансов: Секретарь учебной части обычно подчиняется заместителю директора по учебно-воспитательной работе или учебной работе. На этой должности важно соблюдать конфиденциальность: нельзя разглашать персональные данные учащихся, родителей и сотрудников. В период отсутствия секретаря (отпуск, болезнь) его обязанности временно возлагаются на другого сотрудника по приказу директора.

Требования:
К квалификации Образование. Достаточно среднего профессионального образования в области делопроизводства или среднего (полного) общего образования плюс профессиональная подготовка в этой сфере. Стаж работы не требуется. Документы. При трудоустройстве нужно предоставить личную медицинскую книжку с результатами медосмотров, сведениями о прививках и перенесённых заболеваниях, а также с отметкой о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (обычно раз в два года). Ограничения. Нельзя работать в сфере образования лицам с судимостью (за исключением случаев, когда уголовное преследование прекращено по реабилитирующим основаниям), признанным недееспособными, а также тем, у кого есть заболевания из утверждённого перечня. К знаниям и навыкамСекретарь должен хорошо ориентироваться в нормативной базе: знать законы и локальные акты, которые регулируют образовательную деятельность в учреждении. Также важно понимать структуру организации, знать правила работы с оргтехникой (компьютер, принтер, сканер, факс) и уверенно владеть офисными программами: текстовыми редакторами, электронными таблицами, базами данных, браузерами. В работе пригодятся навыки деловой переписки, знание стандартов оформления организационно-распорядительной документации, а также основы этики и делового общения. Соблюдение регламентов. Нужно чётко довать правилам внутреннего трудового распорядка, инструкциям по делопроизводству и другим локальным актам учреждения. Контроль исполнения. Секретарь следит за тем, чтобы документы рассматривались вовремя, а поручения руководителя выполнялись в срок. Взаимодействие. Важно уметь эффективно общаться с администрацией, педагогами, учащимися и другими сотрудниками. gimnaziya33ulyanovsk-r73.gosweb.gosuslugi.ruТребования к безопасностиПоскольку работа часто связана с использованием техники и документов, к секретарю предъявляют повышенные требования в части охраны труда: Пройти обучение и проверку знаний по охране труда, пожарной и электробезопасности. Освоить приёмы оказания первой помощи. Знать правила эксплуатации оборудования и способы безопасной организации рабочего места. Соблюдать правила личной гигиены, не принимать пищу на рабочем месте, проветривать помещение. Немедленно сообщать руководителю о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о неисправностях оборудования или ухудшении своего здоровья.