Секретарь учебной части (диспетчер)
Обязанности:
Работа с документами и делопроизводство: Принимает и систематизирует входящую корреспонденцию, передаёт её в соответствующие подразделения или исполнителям. Ведёт делопроизводство, в том числе в электронной форме. Подготавливает проекты приказов и распоряжений, связанных с движением контингента учащихся (зачисление, отчисление, перевод). Оформляет личные дела учащихся. Ведёт алфавитную книгу учащихся. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел учащихся в архив. Ведёт учёт часов учебной работы сотрудников. Оформляет трудовые книжки, трудовые договоры сотрудников и следит за их сохранностью. Формирует дела в соответствии с утверждённой номенклатурой и обеспечивает их сохранность. Организационная поддержка: Организует заседания педагогического совета, общие собрания работников, совещания: собирает материалы, оповещает участников о времени, месте и повестке, проводит регистрацию. По поручению директора или его заместителя составляет письма, запросы и другие документы, готовит ответы на обращения. Ставит сотрудников в известность об изданных приказах и распоряжениях под личную подпись. Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, содействует оперативному рассмотрению просьб и жалоб. Организует приём посетителей. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передаёт служебную информацию директору. Контроль и взаимодействие: Следит за своевременным рассмотрением документов и исполнением поручений. Контролирует исполнение работниками приказов, распоряжений и взятых на контроль поручений. Взаимодействует с администрацией, педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Своевременно информирует директора и его заместителей о важной информации, пришедшей по электронной почте. Дополнительные задачи: Выполняет отдельные служебные поручения директора. Работает с автоматизированными информационными системами (например, Зачисление в ОО, Контингент ). Ведёт учёт и заполняет отчётную документацию в электронном журнале. Подготавливает основания для заполнения табеля учёта рабочего времени. Оформляет документы при приёме на работу и увольнении сотрудников. Ведёт работу по пенсионному обслуживанию работников. Следит за прохождением сотрудниками медицинских осмотров.
Требования:
Обязательно проходить предварительный медицинский осмотр при трудоустройстве, а в дальнейшем периодические и внеочередные медосмотры в установленном порядке.