Senior Officer- Corporate Technology Support Services CEO
Summary
Administrative support role in the CEO office of Dubai Culture & Arts Authority: coordinating the executive's schedule and meetings, handling correspondence and records via government systems (Tawasul, Aconex, CRM, GRP), maintaining databases and archives, and supporting HR logistics, compliance and reporting.
تقديم الدعم الإداري، والتنسيقي، والتقارير عبر الوحدات التنظيمية في القطاع. الإشراف وتوجيه الموظفين الإداريين
دعم أهداف المكتب من خلال ضمان تنفيذ المتطلبات الإدارية والتقارير في الوقت المناسب-
ضمان توافق الممارسات الإدارية مع سياسات هيئة الطرق والمواصلات، ومعايير الجودة، ومتطلبات أمنالمعلومات -
- المساهمة في التميز التنظيمي من خلال مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية وضمان جاهزية الإدارة للتدقيقات ومراجعات الامتثال .
- تنسيق جداول مكتب المدير التنفيذي، والاجتماعات، والمواعيد؛ إعداد جداول الأعمال، ومحاضر الاجتماعات، وتقارير المتابعة
- الإشراف على سير العمل الإداري بما في ذلك المراسلات، والتعميمات، والوثائق من خلال أنظمة مثل تراسل،وأكونكس . ، (CRM) إدارة علاقات العملا ء ،GRP وإعداد التقارير الدورية . /GRP مراقبة الحضور، وسجلات الإجازات، والتصاريح في نظام الحضور والانصراف
- الحفاظ على تحديث قواعد البيانات، والأرشيف، وأنظمة الأرشفة للسجلات، والفواتير، والإيصالات، والتصاريح، ونتائج التفتيش .
- متابعة المتطلبات التنظيمية، والغرامات، والتجديدات، وأنشطة الامتثال حسب التكليف .
- دعم المديرين في المهام المتعلقة بالموارد البشرية لوجستيات الموظفين الجدد، سجلات التدريب، الاستقالات، التصاريح، والشهادات .
- إدارة مستلزمات المكتب، والصندوق الصغير إن وجد، وطلبات الشراء لاحتياجات القطاع .
- إعداد الخطابات الرسمية، وتقارير التقدم، وملخصات الإنجازات الشهرية/الربع سنوية .
- التنسيق مع عدة جهات وهيئات داخلية وخارجية في هيئة الطرق والمواصلات في المشاريع والقضايا متعددة الوظائف .
- ضمان التعامل الآمن مع الوثائق السرية والامتثال لسياسات أمن المعلومات.